ビジネスメールで使える正しい英文メールの「件名」お手本

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メールを作成するとなると本文に目が行きがちですが、件名は一番最初に目にするものですのでとても重要です。長すぎても短すぎても不適当で、内容を読んでもらえるようなものであることが必要です。

この記事では、「内容を読みたい」、「深い内容を知りたい」と思わせるような件名やテクニックをご紹介していきます。

件名を書くときのポイント

件名は長すぎても短すぎてもNG。端的に相手方に内容が伝わるものが理想です。

具体的には、以下の3つの項目を意識すると良いでしょう。

要領を得ない件名だと相手に重要度が伝わらず、後回しにされてしまうことも考えられます。そのため、一目見てわかるように、簡潔かつ明瞭に書くことが大前提となります。

すぐ使えるビジネスメールの件名フレーズ

それでは、英文メールの件名で使う定番フレーズを押さえておきましょう。

基本の書き方

最もシンプルに「～について」と書きたい場合は「About～」や「Regarding～」を使い、そのあとに用件を付け足します。

本題にあたる「～」の分は簡潔かつ具体的にするのがポイント。文章で書くのではなく、名詞や動名詞を用いると良いでしょう。

確認や問い合わせ

確認や問い合わせをする際の件名フレーズです。

端的に何の問い合わせなのかを示せば十分です。内容は本文に詳しく書けば十分なので、相手方にメールを開いてもらえるよう最低限の情報で十分です。

依頼をする場合

依頼をする際の件名フレーズです。

お知らせをする場合

お知らせをする際の件名フレーズです。

件名を見ればどんな内容なのかがすぐにわかりますね。件名を見た段階でより詳細を知りたければ本文に進むこともできますし、何らかのマークをつけて後で見る・対応するということも可能になりますね。

お礼やおわび

お礼やおわびをするする際の件名フレーズです。

Thank youやApologyだけでは内容がわからず、また抽象的ですので、メールでは不適です。何についてなのかの最低限の情報は加えるようにしましょう。

気を付ける事

件名をつける際にやってしまいがちなNG事例を紹介します。

具体的な内容を盛り込む

業務上のメールは様々ありますが、スパムメール、迷惑メールに振り分けられてしまい、読まれ損なわれる場合も考えられます。件名は端的である必要がありますが、簡潔すぎても相手方に伝わりません。上記の例はどうしても使いがちになってしまうので、注意をしましょう。

奇をてらわず基本フレーズで

相手の注意を引こうとして、無理に目立つような件名をつけるのもNGです。件名は相手に一目で内容を理解してもらうための物ですので、件名の趣旨から外れることのないよう心がけてください。

予めテンプレートを作っておこう

件名の例を多数掲載してきましたが、予めテンプレートを用意しておき、送るときに件名で迷わないようにしましょう。内容を読んでもらうことが必要ですし、メールの件名を考えるのに時間をかけるのはもったいないですよね。件名のパターン・種類はそれほど多くはないですから、テンプレートを用意しておきましょう。

まとめ

いかがだったでしょうか。件名を付ける際は、相手先の注意をひくポイントを押さえることが必要です。業務上のメールとプライベートのメールとでは、文量も必要とされる情報も異なるので、使い分けが難しいかもしれません。

だからこそ、決まった表現を頭に入れ、すぐに引き出せるようにしておくことが理想的です。件名で優先度が判別つけられるように、相手への配慮を踏まえた件名のつけ方を意識していきましょう。