ビジネスメールで使える正しい英文メールの「件名」お手本

2019年11月22日

黒板に白チョークで手紙の絵をたくさん描いている画像

メールを作成するとなると本文に目が行きがちですが、件名は一番最初に目にするものですのでとても重要です。長すぎても短すぎても不適当で、内容を読んでもらえるようなものであることが必要です。

この記事では、「内容を読みたい」、「深い内容を知りたい」と思わせるような件名やテクニックをご紹介していきます。

件名を書くときのポイント

件名は長すぎても短すぎてもNG。端的に相手方に内容が伝わるものが理想です。

具体的には、以下の3つの項目を意識すると良いでしょう。

  • メールの重要度が分かるようにする
  • メールの内容が分かるように簡潔にまとめる
  • 何をすればいいのか分かるようにする

要領を得ない件名だと相手に重要度が伝わらず、後回しにされてしまうことも考えられます。そのため、一目見てわかるように、簡潔かつ明瞭に書くことが大前提となります。

すぐ使えるビジネスメールの件名フレーズ

それでは、英文メールの件名で使う定番フレーズを押さえておきましょう。

基本の書き方

最もシンプルに「~について」と書きたい場合は「About~」や「Regarding~」を使い、そのあとに用件を付け足します。

例文

About job vacancy
求人情報について

例文

Regarding regular meeting
定例会議について

本題にあたる「~」の分は簡潔かつ具体的にするのがポイント。文章で書くのではなく、名詞や動名詞を用いると良いでしょう。

確認や問い合わせ

確認や問い合わせをする際の件名フレーズです。

例文

Inquiry about Your Services
御社サービスに関する問い合わせ

例文

Question about Your Services
御社サービスに関する質問

端的に何の問い合わせなのかを示せば十分です。内容は本文に詳しく書けば十分なので、相手方にメールを開いてもらえるよう最低限の情報で十分です。

依頼をする場合

依頼をする際の件名フレーズです。

例文

Reply Requested :Meeting next week
ご対応お願いします:来週の会議

例文

Urgent request System Failure
緊急のお願い:システム障害について

お知らせをする場合

お知らせをする際の件名フレーズです。

例文

Announcing a Company Meeting on Wednesday
水曜日の全社会議について

例文

Notification of shipment
出荷通知

件名を見ればどんな内容なのかがすぐにわかりますね。件名を見た段階でより詳細を知りたければ本文に進むこともできますし、何らかのマークをつけて後で見る・対応するということも可能になりますね。

お礼やおわび

お礼やおわびをするする際の件名フレーズです。

例文

Thank you for your assistance.
ご協力ありがとうございます

例文

Apology for the payment delay
支払い遅延のおわび

Thank youやApologyだけでは内容がわからず、また抽象的ですので、メールでは不適です。何についてなのかの最低限の情報は加えるようにしましょう。

気を付ける事

件名をつける際にやってしまいがちなNG事例を紹介します。

具体的な内容を盛り込む

件名NG例

Thank you.
Important Urgent Reminder

業務上のメールは様々ありますが、スパムメール、迷惑メールに振り分けられてしまい、読まれ損なわれる場合も考えられます。件名は端的である必要がありますが、簡潔すぎても相手方に伝わりません。上記の例はどうしても使いがちになってしまうので、注意をしましょう。

奇をてらわず基本フレーズで

相手の注意を引こうとして、無理に目立つような件名をつけるのもNGです。件名は相手に一目で内容を理解してもらうための物ですので、件名の趣旨から外れることのないよう心がけてください。

予めテンプレートを作っておこう

件名の例を多数掲載してきましたが、予めテンプレートを用意しておき、送るときに件名で迷わないようにしましょう。内容を読んでもらうことが必要ですし、メールの件名を考えるのに時間をかけるのはもったいないですよね。件名のパターン・種類はそれほど多くはないですから、テンプレートを用意しておきましょう。

まとめ

いかがだったでしょうか。件名を付ける際は、相手先の注意をひくポイントを押さえることが必要です。業務上のメールとプライベートのメールとでは、文量も必要とされる情報も異なるので、使い分けが難しいかもしれません。

だからこそ、決まった表現を頭に入れ、すぐに引き出せるようにしておくことが理想的です。件名で優先度が判別つけられるように、相手への配慮を踏まえた件名のつけ方を意識していきましょう。

ライター:長坂ヒロ(更新)/1億人の英語編集部(原文)
  • この記事を書いた人
長坂 ヒロ

長坂 ヒロ

▼略歴
WEBライター/翻訳家(英語・ポルトガル語)として活動中。年齢は30代前半。
東京外国語大学外国語学部を卒業後、旅行会社にて海外商品企画や海外添乗業務を担当。学生時代には、大手予備校の英語個別指導講師や答案添削業務を経験。

オーストラリア/ニュージーランドに計1年半在住歴もあり、現在は信州・長野県へ移住。

趣味は海外旅行。渡航経験は約30カ国。年に2~3ヵ月は海外旅行へ。

英語は肩ひじ張って勉強するものではなく、楽しく習得していくもの。英語学習を楽しく継続する方法や、ネイティブが日常的によく使う表現などを発信していきます。

【ブログ】
旅するカモノハシ~「自由ですけどなにか?」~

-ビジネス英語
-,

Copyright© 1億人の英語 , 2020 All Rights Reserved Powered by AFFINGER5.