ビジネス英語

ビジネスメールで使える正しい英文メールの「件名」お手本

メールを作成するとなると本文に目が行きがちですが、件名は一番最初に目にするものですのでとても重要です。長すぎても短すぎても不適当で、内容を読んでもらえるようなものであることが必要です。件名でその優先度や重要度を伝えられるようにしないと、迷惑メールとして読まれない場合も出てきてしまうでしょう。ビジネスでは、1日に見る、ないしやり取りをするメールの数は膨大な量です。しっかりとポイントを押さえておきましょう。内容を読みたくなる、ないしより深い内容を知りたくなる件名を選りすぐりました。

件名を書くときのポイント

長すぎても短すぎてもだめ、端的に相手方に内容が伝わるものが理想です。

用件が分かるように簡潔、明確に

要領を得ない件名では相手にその重要度は伝えられず、本当は急いでいるのに後回しにされてしまうことも考えられます。一目見てわかるように簡潔で明瞭に書くことが大前提となります。より具体的には、重要な情報や内容は真っ先に書くことが重要です。あいさつ文などは入れる必要はありません。あいさつ文は丁寧に思われますし、メールを送る相手によっては必要になるかもしれませんが、内容のみが重要な場合には必要はありません。また、件名のみならず内容についても、一目見て長すぎるようだと、後回しにされてしまうこともあるでしょう。

ビジネスで使う英文メール件名集

それでは、英文メールの件名で使う定番フレーズを押さえておきましょう。

確認や問い合わせ

確認や問い合わせをする際の件名フレーズです。

例文1

Inquiry about Your Services
御社サービスに関する問い合わせ

例文2

Question about Your Services
御社サービスに関する質問

端的に何の問い合わせなのかを示せば十分です。内容は本文に詳しく書けば十分なので、相手方にメールを開いてもらえるよう最低限の情報で十分です。

依頼をする場合

依頼をする際の件名フレーズです。

例文3

Reply Requested :Meeting next week
ご対応お願いします:来週の会議

例文4

Urgent request System Failure
緊急のお願い:システム障害について

お知らせをする場合

お知らせをする際の件名フレーズです。

例文5

Annoucing a Company Meeting on Wednesday
水曜日の全社会議について

例文6

Notification of shipment
出荷通知

件名を見ればどんな内容なのかがすぐにわかりますね。件名を見た段階でより詳細を知りたければ本文に進むこともできますし、何らかのマークをつけて後で見る・対応するということも可能になりますね。

お礼やおわび

お礼やおわびをするする際の件名フレーズです。

例文7

Thank you for your assistance.
ご協力ありがとうございます

例文8

Apology for the payment delay
支払い遅延のおわび

Thank youやApologyだけでは内容がわからず、また抽象的ですので、メールでは不適です。何についてなのかの最低限の情報は加えるようにしましょう。

件名NG事項

件名をつける際にやってしまいがちなNG事例を紹介します。

件名NG例

Thank you.
Important Urgent Reminder

業務上のメールは様々ありますが、スパムメール、迷惑メールに振り分けられてしまい、読まれ損なわれる場合も考えられます。件名は端的である必要がありますが、簡潔すぎても相手方に伝わりません。上記の例はどうしても使いがちになってしまうので、注意をしましょう。

予めテンプレートを作っておこう

件名の例を多数掲載してきましたが、予めテンプレートを用意しておいて、送るときの件名付で迷わないようにしましょう。内容を読んでもらうことが必要ですし、メールの件名を考えるのに時間をかけるのはもったいないですよね。件名のパターン・種類はそれほど多くはないですから、テンプレートを用意しておきましょう。

まとめ

いかがだったでしょうか。相手先の注意をひくポイントを押さえることが必要です。もっとも、奇をてらうものである必要はありません。一目でどのような内容か分かるようなものであることがベストですね。業務上のメールと、プライベートのメールとでは分量も必要とされる情報も異なるので、使い分けが難しいと思います。だからこそ、決まった表現を頭に入れ、すぐに引き出せるようにしておくことが望ましいです。
件名で優先度が判別つけられるように、相手への配慮を踏まえた件名のつけ方を意識していきましょう。

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