英語の招待状のポイントとは?案内と返信、両方で使える頻出フレーズ

英語の招待状を作成するときは、よく使われるフレーズを活用し、簡潔に仕上げることがポイントです。長文になりすぎると、そもそも読んでもらえないおそれがあるのでシンプルに要点をまとめましょう。また、祝賀パーティーや学会、展示会など、それぞれのイベントの特徴に合わせた伝え方をすることで、相手が参加・不参加を判断しやすくなります。
この記事では、ビジネスで英語の招待状を送る際のポイントと、招待状に使える便利なフレーズをイベント別にご紹介します。

英語で招待状を出すときのポイント

招待状は、招待客がイベントの主旨や日時をすぐに把握し、参加を検討できる内容にすることが大切です。英語で招待状を作成するときのポイントを見ていきましょう。

招待するイベントのテーマや趣旨を明確に伝える

まず、開催するイベントの趣旨をわかりやすく、簡潔に伝えましょう。イベントに参加することでどのような収穫を得られるのかを、招待客が判断しやすくなります。
作成するときは、招待状の文章が長く読みづらくないか、専門用語が多用されてわかりづらい内容になっていないかなど、受け取った相手の視点でチェックすることが大切です。

なぜ相手に来てほしいかを記載する

自分が招待される理由に納得できると、相手は「参加」の意思を示しやすくなるでしょう。そのためには、相手のキャリアと主催者側との関係性に言及したうえで、「会にぜひ来てほしい」と伝えるのが効果的です。イベントの趣旨を書き連ねるだけでなく、招待客一人ひとりに対し、「招待する理由」を記載することに注力しましょう。

相手にメリットとなる情報を入れる

相手に「ぜひ行きたい」と思わせるためには、相手の視点に立ち、必要と思われる情報を記載することが大切です。例えば、「今後、貴社がビジネスを多角化されるうえで、ICTの活用も視野に入れていることと存じます。本イベントでは、最先端のICT技術をご紹介いたします」など、相手側のメリットになることを含み、出席が有意義であることを強調しましょう。

相手が検討する際に必要な情報を明記する

「行きたい」と思っても、スケジュールによって参加がかなわないケースもあります。日時や場所など、相手の判断材料となる項目をわかりやすく、短くまとめます。最低限、以下の情報を記載しておくと良いでしょう。

  • 日時
  • 場所
  • イベントの趣旨
  • 返信方法
  • 返信期日

加えて、ほかの出席者についても可能な範囲で記載しておくと、出欠の判断材料になるでしょう。人脈を広げることを目的にイベントに参加するビジネスパーソンも多くいます。こうした情報は、コンパクトにまとまっていると読みやすいので、長い文章を記載するのではなく、箇条書きで簡潔に記載することを意識しましょう。

招待状のフォーマットを守る

発信日、宛名、発信者、件名、本文、概要、署名などをフォーマットに合わせて配置します。イギリス式、アメリカ式で多少異なりますが、両国ともに通じるのが、ブロック・スタイルと呼ばれるフォーマットです。ブロック・スタイルは、発信日の日付と発信元の署名を右寄せ、件名は中央、そのほかの宛名や本文は左寄せで記載します。、
そのほか、アメリカではフル・ブロック・スタイルというフォーマットがよく使われています。フル・ブロック・スタイルは、発信日や宛名、件名、本文、署名などをすべて左寄せで記載します。イギリス式・アメリカ式、どちらが良いのか、送るエリアも考慮したうえで、フォーマットを選ぶと良いでしょう。
文字の大きさや余白の使い方にも留意し、「見やすく、わかりやすい」招待状を作成することが大切です。
インターネット上でさまざまなフォーマットがアップされているので参考にしつつ、用途に合わせて活用すると、効率的に作成できるでしょう。

英語で招待状を出すときのフレーズ

招待状は、開催するイベントの種類や目的に応じてふさわしい文章が異なります。イベントの特徴別によく使われる便利なフレーズをご紹介します。

パーティー

親しい間柄の人にパーティーの案内をするときは、かしこまりすぎると他人行儀な印象を与えることがあります。そこで、相手に親しみやすさを適度に感じてもらえるような便利なフレーズをご紹介します。

To express our appreciation, we cordially invite you to our event.
(日頃のお取引に感謝し、真心を込めて本イベントにご招待申し上げます)

Please feel free to invite your family and friends.
(ご家族やご友人をお誘い合わせの上、お越しください)

We are organizing the symposium focusing on pollution.
(環境汚染を問題に、シンポジウムを開催いたします)

Speaker at this lecture will be Dr.~, leading person in brain science.
(脳科学の研究で有名な~教授が講演予定です)

Afterwards, he is answering questions about the lecture.
(講義後には、質疑応答に応じていただく予定です)

展示会

展示会に招待するときは、具体的な展示会のテーマと展示物について伝えましょう。また、セールスポイントを添えて有益性をアピールすることも大切です。

This is to deepen exchange between your company and us.
(貴社と弊社の相互理解を深めることが目的です)

I have enclosed two free tickets.
(無料の招待券を2枚同封しております)

英語の招待状に返信するときのフレーズ

招待状を受け立った場合は、なるべく早い返信を心がけましょう。参加・不参加いずれの場合も、イベントへの期待や残念な気持ちを伝える一言を添えられると、好印象を与えられます。

参加

参加を決めたら、まずは明確に「参加」する意思を伝えます。加えて、招待への感謝や当日への期待を伝えましょう。

Thank you for the invitation. I would truly love to attend the lecture.
(講演にご招待いただきありがとうございます。ぜひお話を伺いにまいりたく存じます)

I am happy to accept your invitation. I look forward to it.
(喜んでご招待をお受けします。楽しみにしています)

I appreciate your invitation, however I’m afraid I have another appointment on the day.
(ご招待に感謝いたします。恐縮ながら、その日は先約が入っております)

I am really hoping it will be an unforgettable event.
(素晴らしいイベントになることを祈念しております)

Unfortunately, I can’t come. Please tell Mr. ~ that I really wanted to go.
(残念ながら参加できません。~さんによろしくお伝えくださいませ)

招待客目線で、魅力的な英語の招待状を作ろう

招待状作成のポイントは「見やすさ」と「わかりやすさ」です。それは英語で招待状を作成する際も同じで、相手が検討しやすいように、作成前に会の趣旨やセールスポイントを整理して、簡潔にまとめましょう。イベントの独自性をアピールすることも大切です。また、「パーティーはかしこまりすぎないように」「学会はテーマを明確に」など、イベントごとの特徴を押さえることも参加者を増やすコツの一つです。招待客の目線となり、「ぜひ参加したい」と感じてもらえるような魅力的な招待状を作成しましょう。

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