英語の招待状のポイントとは?作り方や返信フレーズを紹介

英語の招待状を作成するときは、よく使われるフレーズを活用し、簡潔に仕上げることがポイントです。長文になりすぎると、そもそも読んでもらえないおそれがあるのでシンプルに要点をまとめましょう。また、祝賀パーティーや学会、展示会など、それぞれのイベントの特徴に合わせた伝え方をすることで、相手が参加・不参加を判断しやすくなります。
この記事では、ビジネスで英語の招待状を送る際のポイントと、招待状に使える便利なフレーズをイベント別にご紹介します。

英語で招待状を出すときのポイント

招待状は、招待客がイベントの主旨や日時をすぐに把握し、参加を検討できる内容にすることが大切です。英語で招待状を作成するときのポイントを見ていきましょう。

まず招待状のフォーマットを守る

招待状に書くべき内容は、発信日、宛名、発信者、件名、本文、概要、署名などが基本となります。これらの項目を、文字の大きさや余白の使い方にも留意しながら見やすいように配置していきましょう。

フォーマットは主に「ブロック・スタイル」と「フル・インデント・スタイル」の2種類。ブロック・スタイルは、発信日や宛名、件名、本文、署名などをすべて左寄せで記載します。一方、フル・インデント・スタイルは、発信日の日付と発信元の署名を右寄せ、件名は中央、そのほかの宛名や本文は左寄せで記載します。ただし、フル・インデント・スタイルは基本的にイギリスの書式ですので、アメリカでは使用しない方が無難です。

招待するイベントのテーマや趣旨を明確に伝える

開催するイベントの趣旨は、明確かつ簡潔に伝えましょう。文章が長く読みづらくないか、専門用語が多用されていないかなど、受け取った相手の視点でチェックすることが大切です。

なぜ相手に来てほしいかを記載する

なぜその人に来てほしいのか、具体的な理由を明示すると、相手は「参加」の意思を示しやすくなります。相手のキャリアと主催者側との関係性に言及したうえで、「会にぜひ来てほしい」と伝えるのも効果的です。イベントの趣旨を書き連ねるだけでなく、招待客一人ひとりの顔を思い浮かべながら理由を添えましょう。

相手にメリットとなる情報を入れる

相手に「ぜひ行きたい」と思わせるためには、相手の視点に立ち、必要と思われる情報を記載することが大切です。例えば、「当イベントでは、貴社がビジネスを多角化されるうえで必要な、最先端のICT技術をご紹介します」など、相手側のメリットを提示し、出席が有意義であることを強調しましょう。

相手が検討する際に必要な情報を明記する

行きたくても、スケジュールが合わないというケースもあります。日時や場所など、相手の判断材料となる項目を簡潔に短くまとめます。最低限、以下の情報を記載しておくと良いでしょう。

  • 日時
  • 場所
  • イベントの趣旨
  • 返信方法
  • 返信期日

また、人脈を広げるためにイベントに参加するビジネスパーソンも多くいますので、可能であれば他の出席者についても記載しておくと効果的です。こうした情報は、コンパクトにまとまっていると読みやすいので、箇条書きで簡潔に記載することを意識しましょう。

英語で招待状を出すときのフレーズ

招待状は、開催するイベントの種類や目的に応じてふさわしい文章が異なります。イベントの特徴別によく使われる便利なフレーズをご紹介します。

パーティー

親しい間柄の人にパーティーの案内をするときは、かしこまりすぎると他人行儀な印象を与えることがあります。そこで、相手に親しみやすさを適度に感じてもらえるような便利なフレーズをご紹介します。

例文

To express our appreciation, we cordially invite you to our event.
日頃のお取引に感謝し、真心を込めて本イベントにご招待申し上げます

Please feel free to invite your family and friends.
ご家族やご友人をお誘い合わせの上、お越しください

We are organizing the symposium focusing on pollution.
環境汚染を問題に、シンポジウムを開催いたします

Speaker at this lecture will be Dr.~, leading person in brain science.
脳科学の研究で有名な~教授が講演予定です

Afterwards, he is answering questions about the lecture.
講義後には、質疑応答に応じていただく予定です

展示会

展示会に招待するときは、具体的な展示会のテーマと展示物について伝えましょう。また、セールスポイントを添えて有益性をアピールすることも大切です。

例文

This is to deepen exchange between your company and us.
貴社と弊社の相互理解を深めることが目的です

I have enclosed two free tickets.
無料の招待券を2枚同封しております

ゴルフコンペ

ゴルフコンペに招待するときは、具体的に日時を事前に提示したうえで、相手の参加の可否を聞く必要があります。詳細に不備があるとやり取りが増えてしまうので、気を付けましょう。

例文

Tournament will begin at 7:00 a.m.
トーナメントとは朝7:00から始まります

I'd like to have your availability by the end of this week.
今週中に参加可否をお知らせください

We hope you can join us.
あなたが参加できることを祈っております。

講演会

講演会への招待状を書く際は、日時、場所、チケット情報などを明記したうえで、具体的な講演内容を事前に明示することも大切です。「この講演会は参加する価値がある」と思ってもらえるように、講演会のメリットを強調しましょう。

例文

The lecture presentation will be held at ABC Hall.
講演会はABCホールにて開催されます

I will send tickets in advance if you are available.
ご参加可能なら、前もってチケットを郵送します

The lecture presentation will be about financial management which surely help you to improve your business.
講演会はビジネス改善に必ず役立つ財務管理についてです

結婚式

結婚式の招待状を英文で書く時には、大体テンプレートが決まっています。書き方のポイントは、「誰の結婚式であるか」「日時と場所」「出欠の返信の期日」の3つを必ず文面に入れることです。新郎新婦の名前は、英文では新婦の名前を先に書くのが一般的です。自分たちで作成する場合は、シンプルなデザインで席次表や引き出物に入れるカードなどと揃えるのも良いですね。

例文

We request the honor of your presence to celebrate the wedding of Hanako Yamada and Taro Suzuki
私たち山田花子と鈴木太郎の結婚式にみなさまをご招待したく存じ上げます

on Saturday, June 13rd, 2020 at Hotel XYZ
2020年6月13日土曜日にホテルXYZにて開催いたします

Reception to follow
式の後に披露宴を行います

Wedding ceremony
結婚式

Wedding party
2次会など、カジュアルな結婚パーティー

We would be happy to have your message on or before May 1, 2020
2020年5月1日までにお返事をいただけると幸いです

I hope you can join us for our wedding ceremony
ご出席いただけましたら幸いです

Please wait on the 1st floor lobby at 10:45am
10時45分までに1階のロビーにお越しください

If you have a food allergy , please let us know
もしアレルギーで食べられないものがあればお知らせください

We appreciate your help
いつもお力添えをありがとうございます

欧米では、一般的には現金でご祝儀を渡す習慣はなく、新郎新婦のこれからの生活に必要な物をリストにして、その中から選んでプレゼントします。「ご祝儀」は「Wedding / marriage gift」や「Wedding money」で意味が通じます。

作成例

ABC Company
1-1-1 Asahi, Minato-ku, Tokyo 123-4567
Tel: +81-(0)3-1234-5678

January 4, 2020

Mr. John Smith
Director
Sales Department
XYZ Inc.

Subject: Invitation to the Anniversary of the founding

Dear Mr. John Smith,

You are cordially invited to the Anniversary of the founding, which will be held on the 31st of March at 7:00 p.m at Grand Hotel. The event is organized for our business partners as a token of our appreciation.Please Confirm you attendance by 21st of January to taroyamada@abc.com

We would be extremely grateful if you could find time to be present .

Yours Sincerely,

Taro Yamada
Sales Manager
ABC Company

ABC社
〒123-4567 東京都港区朝日1-1-1
電話番号: +81-(0)3-1234-5678

2020年1月4日

株式会社XYZ
営業部部長
ジョン・スミス様

題目: 創立記念日パーティーへのご招待

ジョン・スミス様

3 月31日の夜7時にグランドホテルで行われます創立記念日パーティーへご招待いたします。このイベントはビジネスパートナーである皆様に感謝のしるしとして催されるものです。1月21日までにtaroyamada@abc.comまで参加の可否をお知らせください。

あなたがお越しになれれれば、我々にとって大変喜ばしいことです。

敬具

株式会社ABC
営業部部長
山田太郎

英語の招待状に返信するときのフレーズ

招待状を受け立った場合は、なるべく早い返信を心がけましょう。参加・不参加いずれの場合も、イベントへの期待や残念な気持ちを伝える一言を添えられると、好印象を与えられます。

参加

参加を決めたら、まずは明確に「参加」する意思を伝えます。加えて、招待への感謝や当日への期待を伝えましょう。

例文

Thank you for inviting me to the party. I would love to attend.
ご招待を賜りありがとうございます。ぜひ祝賀パーティーに参加したく存じます

Thank you for the invitation. I would truly love to attend the lecture.
講演にご招待いただきありがとうございます。ぜひお話を伺いにまいりたく存じます

It is our pleasure to be a part of your celebration.
祝賀会に参加でき、光栄です

I am happy to accept your invitation. I look forward to it.
喜んでご招待をお受けします。楽しみにしています

Thank you for inviting us both. I’ll bring my wife.
夫婦そろってのお招きありがとうございます。妻も連れて参加いたします

不参加

参加できない場合は、主催者に十分配慮して返信する必要があります。イベントに参加したいという思いを述べたうえで、欠席を伝えることがポイントです。「I am sorry.」と謝る必要はありませんが、「I am afraid (残念ながら)」や、「Unfortunately(残念なことに)」を用いて丁寧に断りましょう。

例文

I appreciate your invitation, however I’m afraid I have another appointment on the day.
ご招待に感謝いたします。恐縮ながら、その日は先約が入っております

Thank you very much, but I already have something that day, and will not be able to attend.
ありがとうございます。ただ、当日は予定があり、参加がかないません

I am really hoping it will be an unforgettable event.
素晴らしいイベントになることを祈念しております

I thought I could go, but I’m afraid there are too many things going on around me.
参加したかったのですが、あいにくバタバタしており行けそうにありません

Unfortunately, I can’t come. Please tell Mr. ~ that I really wanted to go.
残念ながら参加できません。~さんによろしくお伝えくださいませ

招待客目線で、魅力的な英語の招待状を作ろう

招待状作成のポイントは「見やすさ」と「わかりやすさ」です。それは英語で招待状を作成する際も同じで、相手が検討しやすいように、作成前に会の趣旨やセールスポイントを整理して、簡潔にまとめましょう。イベントの独自性をアピールすることも大切です。また、「パーティーはかしこまりすぎないように」「学会はテーマを明確に」など、イベントごとの特徴を押さえることも参加者を増やすコツの一つです。招待客の目線となり、「ぜひ参加したい」と感じてもらえるような魅力的な招待状を作成しましょう。

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1億人の英語 編集部

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