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英語のビジネスメール「書き出し」のルールとマナー|すぐ使えて差がつく例文

ビジネスの舞台が世界に広がるにつれて、英語でメールを送る場面が増えてきます。もちろん日本語であろうと英語であろうと、ビジネスコミュニケーションのパターンに大きな違いはありません。日本語のメールにマナーがあるように、英語メールを書く際も、知っておきたいルールやマナーがあります。

相手に伝わりやすいメールを送るには、件名や宛名の書き方のポイント、用件に応じた本文を書くための基本的なフレーズを押さえることが不可欠です。 この記事では、さまざまなシーンに応じた英語メールを送る際のポイントを、参考となる例文とあわせてご紹介します。

英語メールの件名、宛名を書くときのポイント

相手が最初に目にする件名と宛名は、英語メールでも重要です。ここでは基本的なルールやマナーを例文とともにご紹介します。

件名

件名は簡潔さが重要です。英語メールでは特に、シンプルな言葉で内容を端的に表した件名が好まれます。一般的に件名欄に件名を記入する際は、頭文字を大文字にします。その際、文頭に冠詞がある場合は省かれます。

また、「the」や「about」などの前置詞は、頭文字も小文字で使われることが多いです。そのほか、強調したい単語の頭文字を大文字にする場合もあります。

大文字・小文字表記に関しては、小説のタイトルや見出しで運用されるキャピタライゼーションルールと呼ばれる基準があります。以下に3つのポイントを箇条書きします。

名詞、動詞、副詞、形容詞、従位接続詞(after, when, becauseなど)は大文字で表記する
冠詞、前置詞、等位接続詞(and, or, nor, but, for など)は小文字で表記する
最初と最後の単語は頭文字を大文字にする

ただし、これらのルールがメールの件名に適応されるかどうかの判断は個人によって曖昧で、明確に決まっているわけではありません。キャピタライゼーションルールを参考にしつつ、相手にとっての伝わりやすさを考えて件名を書くことがポイントです。

実際に、件名の例を見ながら確認していきましょう。下記の件名例はいずれも基本的なフレーズなので、目的やシチュエーションに応じて言い回しを変えながら活用してください。

Inquiry about customer information(顧客情報に関するお願い)
Change of meeting time and date(会議日時変更の連絡)

【 】で用件や重要度を強調すると、相手もメールの優先度やポイントを判断しやすくなります。
また「Urgent(緊急)」「Important(重要)」「Request(依頼)」「Resend(再送)」などの文句がメールの件名でよく使われます。

【Urgent】 Request for change our appointment(【緊急】 アポイントメント変更のお願い)
【Important】 Updated schedule for monthly meeting(【重要】 月例会議の日程変更)
【Request】 Business Appointment(【依頼】 商談のアポイントメント)

※注意点
カジュアルすぎると、スパムメールと判断される場合があります。以下の2点に注意しましょう。

「!」を使わない
短すぎる件名にしない
具体的には、「Congratulations!」「Urgent!」といったカジュアルスタイルの件名はビジネスメールに適しません。

ビジネスメールで使える正しい英文メールの「件名」お手本

宛名

宛名には主に「Dear」を使います。「Dear」を日本語訳すると「~殿」「~御中」「~様」となりますが、英語では「Dear」の後に相手の名前を続けて宛名とします。名前以外に、「Dear Customer Service(カスタマーサービスご担当者様)」など、連絡相手の役職や担当部署を入れると「~ご担当者様」という意味合いになります。また「To whom it may concern」は「関係各位」「関係者殿」にあたり、取引先の担当者が誰なのかわからない場合に使います。

英語メールの書き出し【挨拶】

英語メールでは要点を簡潔に伝えることが大切です。日本語メールとの違いを知り、英語メールでの書き出しの基本フレーズを覚えましょう。

日本のビジネスメールとの違い

日本のビジネスメールで定番の「お世話になっております」などの挨拶文は、英語メールではあまり使われません。あいさつに代えて、読み手を気遣う「I hope you are doing well. (お元気であることを願っています)」 という表現を使うこともありますが、必ず使わなければならないフレーズではありません。一般に日本語では冒頭で挨拶し、社名と名前を名乗ってから本題に入りますが、英語では冒頭から本題に入ることがほとんどです。

自己紹介

英語メールは本題から入るのが基本ですが、初めてメールする場合は、氏名、社名、事業内容を簡単に伝えるのがビジネスマナーです。送り主の情報を最初に伝えることで、その後の要件が伝わりやすくなります。以下の自己紹介フレーズを参考にしてください。

My name is ○○, a sales manager at(社名).(私は、(社名)で営業課長を務めております、○○と申します)

I am ○○of (社名). I am in charge of Public Relations.(私は(社名)の○○です。広報担当です)

I am ○○and I am responsible for financial management at(社名).(私は○○といいます。(社名)で財務管理を担当しています。)

自己紹介の際に名乗る表現は、「I am~」または「My name is~」が一般的です。担当や役割の説明をする際は、「in charge of~(~を担当している)」や 「responsible for~(~に責任がある)」という言い方をします。

他の取引相手から紹介されたことを伝える場合は、「I was introduced to you by (紹介者名)」という表現を使い、以下のように名乗りましょう。

My name is ○○of (社名). I was introduced to you by △△.(△△氏からご紹介されました(社名)の○○と申します)

ビジネスで使える英語の自己紹介フレーズ|訪問・メール時のポイント

英語メールの書き出し【問い合わせ・依頼】

問い合わせや依頼のメールでは、相手側が聞きたいことや、相手に求めているアクションを簡潔に伝えることが大切です。

問い合わせ

商品・サービスについて問い合わせたいときに使える表現をご紹介します。社内の人たちに向けてメールを送る際にも使えるフレーズです。

I am writing to inquire about (商品名) on your webpage.(貴社ウェブサイト掲載の(商品名)について問い合わせをするためにメールをしました)

I am writing to inquire about a price list.(価格表に関する問い合わせのためにご連絡をしました)

I am writing to ask about the strategy meeting on March 15th.(3月15日の戦略会議についてお伺いしたく、メールいたしました)

書き出しの表現は、「I am writing to~」を使うことが一般的です。問い合わせの場合には「ask about~」や「inquire about~」と続けます。

I have a few questions about your (商品・サービス名). (貴社の(商品・サービス名)についていくつか質問がございます)

質問が複数ある場合には、「I have a few questions.」と始めると受け手がわかりやすく、解答する準備ができます。

I would like some information about your (商品・サービス名).(貴社の(商品・サービス名)に関して情報をいただきたく、メールいたしました)

「I would like to~」は、相手に何かお願いをするときの丁寧な表現です。「I would like to some information about~」とすることで、「~に関する情報をいただきたい」という意味合いになります。「少々伺いたいのですが」というニュアンスで、丁寧に聞くときに使用できるセンテンスです。

依頼

依頼のメールでは、要件を明確に伝えることが重要です。アポイントの依頼、注文のキャンセル、スケジュール変更、資料の送付依頼の連絡など、内容を明示しましょう。

I am writing to request that you change the schedule of our meeting next week.(来週のミーティングの日程を変更していただきたく、ご連絡いたしました)

「I am writing to~」を使って依頼をするフレーズです。依頼の際も使える便利な表現なので、覚えておきましょう。

I am writing to you regarding the customer survey. I would appreciate it if you could send me the survey materials by March 15th.
(顧客調査に関してメールいたしました。3月15日までに調査資料を私までお送りいただければ幸いです)

「I would appreciate it if you could~」 は、とても丁寧な表現となるので、面識のない人や目上の人、相手にとって手間のかかる依頼をするときなどに使いやすいフレーズです。

I would like it by Monday. (月曜までにお願いしたいのですが)

I would like to schedule a meeting to discuss our new service.(当部署の新サービスについてディスカッションするミーティングを開催させていただけないでしょうか)

「I would like~」は依頼をする際の丁寧な表現として一般的ですが、「行ってください」と強制するニュアンスが含まれます。丁寧かつはっきりと依頼したいときに使うと良いでしょう。過去に依頼をしたことがある相手や、高圧的ととらえられない関係の相手であれば問題ありませんが、信頼関係が十分に構築されていない相手や初対面の相手には避けたほうが無難です。

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英語メールの書き出し【お詫び・感謝】

お詫びや感謝など、気持ちを伝える英語メールにも、基本的な定型文があります。丁寧に気持ちを伝えて円滑なコミュニケーションをとるために、覚えておきたい表現をご紹介します。

お詫び

お詫びを伝えるメールを送る際も、本題から書き出します。メールの返信が遅れたことのお詫び、欠席連絡をするときに添えるお詫びの言葉、クレームに対するお詫びの返信などを例に見ていきましょう。

I am sorry for the delay in my response.(メールの返信が遅れて申し訳ありません)

I deeply apologize for the delay in submitting my report on Project A.
(プロジェクトAのレポート提出が遅れましたこと、心よりお詫び申し上げます)

We sincerely apologize for the trouble in the delivery.(配達が遅れ、誠に申し訳ございません)

お詫びには、「I am sorry for~」または「I apologize for~」を使うのが一般的です。また、「very」や「deeply」、「sincerely」を使うことで、お詫びのニュアンスが強まります。

I am very sorry for such short notice, but I would like to cancel our meeting today, because I got a flu.(直前の連絡で大変申し訳ありませんが、インフルエンザに罹患しため、本日のミーティングをキャンセルさせてください)

キャンセルや予定変更をするときは、その理由を説明することもお詫びメールにおけるマナーです。「because I ~」と続けて、お詫びの理由を伝えましょう。

Please accept my sincerest apologies for the inconvenience I have caused.(ご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます)

「Please accept my sincerest apologies for~」は、深いお詫びをしたいときに使用します。
クレームが発生したときなど、相手に陳謝したいときに使える表現です。

感謝

訪問や会議参加、食事招待のお礼だけでなく、顧客や同僚とのやり取りの中にも感謝を伝える場面はあります。

Thank you so much for taking the time to meet with me today.(本日は私のためにお時間を取っていただきありがとうございました)

Thank you for organizing the successful conference.(素晴らしい会議を企画していただきありがとうございました)

Thank you for contacting us about our new products.(弊社の新製品に関してお問い合わせいただき、ありがとうございます)

Thank you for sending me the details of Project A.(プロジェクトAの詳細をお送りいただきありがとうございます)

感謝のメールは 「Thank you for~」で書き始めるのが一般的です。「taking the time(時間を使う)」「contacting(連絡する、問い合わせる)」「sending(送る)」 など、「Thank you for~」に続けて、よく使われる表現もセットで覚えておきましょう。

I really appreciate your help in resolving the issue.(問題解決にご協力いただきましたことに心より感謝申し上げます)

少しかしこまった表現ですが、「I appreciate~」も感謝を伝える際に使います。「appreciate」の用法で押さえておきたいポイントは、「thank you」とは異なり、「I appreciate your help.(お手伝いいただき感謝します)」など、事象に対して使われるという点です。

英文メールでお礼を言う際に使えるフレーズ26【シチュエーション別】

相手に伝わりやすい書き出しで、読みたくなるメールに

英語メールの書き出しは、挨拶や問い合わせ、感謝、謝罪など要件に合わせたパターンを覚えると、さほど難しくはありません。自分から発信するときだけでなく、返事を書く場合も同様です。初めの一文で、相手に印象の良い印象を与えられるよう、まずは基本フレーズを押さえ、どんどんメール文を書いてみましょう。

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