英語の電話はもう怖くない!ビジネス会話ですぐ使える応対フレーズ

2020年4月4日

ビジネスシーンで用いられる英会話の中でも、特に難しいとされている電話。顔が見えない相手とのコミュニケーションは必要以上に緊張するもので、相手の声が上手く聞き取れないということも電話での英会話を難しくする要因の一つです。

実際に、英語で電話をかけるときや電話がかかってきたときに、思わずあたふたしてしまったという経験がある方も少なくないでしょう。いくら苦手とはいえ、何も言わず保留にしたり、切ってしまうのは当然失礼にあたります。この記事では電話に使える便利な応対フレーズをシーン別にご紹介しますので、ぜひ基本的なフレーズを覚えて英語での電話を乗り切りましょう!

電話をかけるとき

まず最初に、自分で電話をかける際の英語フレーズをご紹介します。予想される会話の順にご紹介していきますので、実際の電話を想定して練習してみましょう。

もしもし

例文

Hello.
もしもし

英語で電話した際は、まず最初に挨拶から始めます。このHelloは「もしもし」、「こんにちは」以外にも、応答時や電波が悪いときの「おーい」というニュアンスで使われることもあります。

もし電話の相手が既に知っている相手であれば、How are you?「元気?」と体調を聞くのも良いですし、相手が初めての人であれば、Nice to talk to you「はじめまして」と一言添えるのも良いでしょう。

名乗るとき

例文

This is Taro Yamada calling from ABC Corporation.
ABC社の山田太郎です

続いて、自分の名前と所属を相手に伝えます。基本的にはこのフォーマットにあてはめれば問題ありませんが、もっと簡単な英語が良いという方はMy name is Taro Yamada「私の名前は山田太郎です」と伝えることもできます。

いつもお世話になっております

日本では電話をかけた最初に「いつもお世話になっております」と伝えますが、海外では冒頭ではなく、担当に取り次いでもらう時に言うのが一般的です。英語での会話において「お世話になっております」という挨拶は必ずしも必要ではありませんが、丁寧な印象を持ってもらうことができます。

例文

Thank you for your business.
お世話になっております

We really appreciate your cooperation.
いつもご協力に感謝いたします

取り次いでもらうとき

一通り挨拶が終わったら、誰と話したいのかを相手に次げます。

例文

May I speak to Mr. Smith, please?
スミスさんをお願いします

I’d like to speak to Mr. Smith of sales department.
営業部のスミスさんと話したいのですが

特定の相手ではなく、担当の方と話したいというケースには、以下のような表現を使うことができます。

例文

Could you put me through to the sales department?
営業部につないでいただけますか?

I’d like to speak to someone in charge of marketing.
マーケティング担当の方とお話ししたいのですが

電話の目的を伝えるとき

無事に相手に取り次いでもらったら、まずは再び簡単な挨拶を済ませ、電話した目的を相手に伝えます。

例文

I’m calling to ask you about ~.
~についてお伺いしたく電話差し上げました

I’m calling to arrange an appointment.
アポをお取りできればと思い、電話しました

I’m calling on behalf of Suzuki.
鈴木の代理でお電話差し上げております

用件を伝える際には、基本的に一つ目の例文どおりに伝えれば問題ありません。askの代わりにdiscuss「~について話す」、negotiate「交渉する」という単語を用いるのも良いでしょう。

相手が不在だったとき

ビジネスシーンにおいて、電話した相手が不在だったというのはよくあることです。もし相手が不在の場合には、その後どうしてほしいのかを相手に伝えてから電話を切るようにしましょう。

例文

I will call back later.
またかけなおします。

When is a good time to call?
いつ頃だったら都合よろしいでしょうか?

May I leave a message?
伝言をお伝えいただけますか?

Could you ask him/her to call me back later?
後で折り返し連絡するようにお伝え願いますか?

Could you tell him/her to check the email later?
後でメールで確認するようお伝えいただけますか?

Could you tell him that I called?
電話があった旨をお伝えいただけますか?

ビジネスで相手にお願いをする際は、Can you~?ではなくCould you~?とするのが一般的です。Canではなく過去形のCouldを使うことで、相手により丁寧な印象を与えることができます。

本人か確認をするとき

電話の相手が本人であるか確認を取る場合には、以下のような文章で相手を確認することができます。

例文

Am I speaking to Mr. Smith?
スミスさんでしょうか?

Is that Mr. Smith speaking?
スミスさんですか?

一つ目の文章は直訳すると「私が話しているのはスミスさんですか?」という意味で、相手を確認する際には頻繁に用いられる表現です。

電話を切るとき

一通り電話での会話が終わったら、最後は以下のような言葉で締めくくります。

例文

It was nice speaking with you.
お話しできてよかったです

Let’s keep in touch.
また連絡を取り合いましょう

電話応対をするとき

続いて、ご自身の会社に英語で電話がかかってきた際の英語フレーズをご紹介します。こちらもある程度決まりきった表現を覚えてしまえば決して難しくはありませんので、スムーズな受け答えができるよう準備をしておきましょう。

電話を受けるとき

例文

Hello, this is ABC Corporation. How can I help you?
もしもし、ABC社です。どのようなご用件でしょうか?

会社にかかってきた英語の電話を取るには、この表現を覚えておけば、まず問題ありません。How can I help you?は「何かお助けできることはありますか?」というニュアンスで、お店の「いらっしゃいませ」にも使われる表現です。同様にMay I help you?と聞いても問題ありません。

自分宛の電話だったとき

もし自分が取った電話がたまたま自分あての電話だった場合には、以下のような表現を用いることができます。

例文

This is he/she.
私です

Speaking.
私です

いずれも見慣れない文章で、特に一つ目の文章は不自然に思える方も少なくないでしょう。This isと来たら、続きには目的語だからhim/herが入るのではないかと思った方も多いかと思いますが、この場合は後ろにis speakingがあると考え、主格のhe/sheを入れるのが正解です。非常に難解な文法事項ですので、一つのフレーズとして覚えてしまうことをおすすめします。

相手が名乗らなかった時

相手が誰かを尋ねるときには、以下のようなフレーズを用いると便利です。

例文

Who am I speaking to?
どちら様ですか?

May I ask who is calling?
お名前をお伺いしても良いですか?

一つ目の文章は直訳すると「私は誰と話していますか?」という意味で、ビジネスなどのフォーマルなシーンでよく使われます。最後のtoを忘れてしまいがちですので、気を付けましょう。

担当の応対可否を確認するとき

電話で「~さんをお願いします」と言われたら、以下のような表現を用いて対応することができます。

例文

Could you please hold?
少々お待ちいただけますか?

Hold on, please.
お待ちください

Hold the line, please.
そのままお待ちください

Just a moment, please.
少々お待ちください

Let me check if he/she is available.
担当の確認をしてきます

I’ll put you through now.
いまお繋ぎします

I’ll transfer your call.
電話を転送します

Thank you for waiting.
お待たせしました

いずれも覚えておきたい便利な表現ですが、中でも6つ目のput 人 through「~をつなぐ」は電話において非常によく使う表現。この言い回しができると相手に与える英語の印象も上がりますので、ぜひこの機会に覚えておきましょう。

担当が不在・対応不可のとき

もし担当者が席を外していたりして電話に出れない場合には、以下のような表現で相手に対応不可の旨を伝えます。

例文

He/She is not here right now.
いまここにはおりません

I’m afraid he/she is out of office now.
恐縮ですが、いま外出しております

I’m sorry, but he/she is on another line.
申し訳ありませんが、いま別の電話に出ております

He/She is at a meeting now.
いま会議に出ております

I'm afraid he/she is on a business trip.
恐れ入りますが、ただいま出張中です

I guess he/she will be back soon.
すぐに戻ると思います

該当者が不在の旨を伝えたら、その後の対処法について忘れずに聞いておきましょう。

例文

Would you like him to call you back later?
折り返し電話させましょうか?

Should I have him/her call you back?
折り返し電話させましょうか?

I’ll ask him/her to call you as soon as he/she gets back.
戻ってきたら電話するよう伝えます

Could you call again, please?
またお電話いただけますか?

Could you call again after 3 P.M.?
3時以降にまたお電話いただけますか?

I’ll tell him/her that you called.
お電話があった旨、伝えておきます

Would you like to leave a message?
伝言をお伝えしましょうか?

Can I take your message?
伝言をお伝えしますか?

相手の連絡先を聞く場合

こちらから折り返し連絡する際には、念のため相手の連絡先などを聞いておくのがベター。以下の表現を用いて、相手の詳細を確認しておきましょう。

例文

May I have your name again?
もう一度お名前をよろしいですか?

Could you please spell your name?
お名前のスペルを教えていただけますか?

Could I ask what company you’re with?
どちらの会社でいらっしゃいますか?

May I have your phone number?
電話番号を教えていただけますか?

Let me repeat your information.
復唱いたします

通話中のトラブル

電話で相手の声をしっかり聞き取るのは対面での英会話よりもはるかに難しく、思わずパニックになってしまうことも十分に考えられます。また、特に国際電話の場合には電波不良が起こってしまうこともあり得るでしょう。そういった通話中のトラブルの際には、以下のようなフレーズが便利です。

例文

I’m afraid we have a bad connection.
恐縮ですが、電波が悪いようです

The reception is not good.
通信状況が悪いようです

Could you speak more slowly, please?
もう少しゆっくりお話しいただけますか?

Could you speak a little louder?
もう少し大きな声で話していただけますか?

Could you say that again?
もう一度言っていただけますか?

英語の電話はとにかく実践が大切!

英語の中でも特に難しいとされる電話での英会話ですが、取引先やお客様とのコミュニケーションという意味では、電話応対はビジネス英語の入口と言うこともできます。初めのうちはどうしても緊張してしまうこともあるかと思いますが、定型フレーズを覚えて数多くこなしていけば、徐々に慣れて発話のハードルも下がってくることでしょう。

無事に英語で電話対応ができるようになったら、あなたの英語レベルも上級者!職場で電話をする機会があるという方は、今回の記事を参考に、ぜひ電話での英会話にチャレンジしてみてくださいね!

あなたは英文法を理解していますか?

日本語と英語は根本的に文法が異なります
  • 英語を聞き取る
  • 英語の意味を理解する
  • 英語で思っていることを伝える
この3つを日常会話レベルにするためには、英文法をしっかり押さえておくことが大切です! 1日1時間×24日間で、英文法をしっかりと理解すれば、英文を理解し、英語で伝える基礎が完成します。何となく英語ができるようになればいいな…と思っている人にもオススメ!hiro式・英文法短期集中マスターコース
  • この記事を書いた人
長坂 ヒロ

長坂 ヒロ

▼略歴
WEBライター/翻訳家(英語・ポルトガル語)として活動中。年齢は30代前半。
東京外国語大学外国語学部を卒業後、旅行会社にて海外商品企画や海外添乗業務を担当。学生時代には、大手予備校の英語個別指導講師や答案添削業務を経験。

オーストラリア/ニュージーランドに計1年半在住歴もあり、現在は信州・長野県へ移住。

趣味は海外旅行。渡航経験は約30カ国。年に2~3ヵ月は海外旅行へ。

英語は肩ひじ張って勉強するものではなく、楽しく習得していくもの。英語学習を楽しく継続する方法や、ネイティブが日常的によく使う表現などを発信していきます。

【ブログ】
旅するカモノハシ~「自由ですけどなにか?」~

-ビジネス英語, 英会話
-, ,

Copyright© 1億人の英語 , 2020 All Rights Reserved Powered by AFFINGER5.