ビジネス英語メールで使える退職・休職・異動・着任&時節の挨拶

2020年1月29日

ビジネス英語を学ぶうえで、英語力と同じくらい重要なのがビジネスマナー。英語圏では日本と同様、大きな転機や時節に応じてメールを送る文化があり、こうした対応によって取引相手や職場に与える印象も大きく変わってきます。

当記事では、代表的なシチュエーションに応じた挨拶や、季節に応じた挨拶の例文などをご紹介。ぜひ適切で丁寧な文章を心がけて、ビジネスマナーをスキルアップさせましょう!

担当が変わる場合の挨拶メール

日本では必ずと言って良いほど送られる担当変更の挨拶メール。英語圏でももちろんこの習慣はあり、メールをしないと取引先との連絡が滞ってしまうという事態にもなりかねません。まずはどの状況でも使える便利な表現をご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

This is to announce that ~
これは~をお知らせするためのものです。
This is just to let you know that ~
これは~をお知らせするためのものです。

※let you knowは「知らせる」という意味の便利な表現。相手にlet me knowと言えば「知らせて下さい」というニュアンスを伝えることができます。

I am writing to inform that ~
~をお知らせしたく、ご連絡差し上げます。
I would like to inform you that ~
~をお知らせいたします。
I am pleased to inform you that ~
~を喜んでお知らせいたします。
○○ will take my place.
〇〇が私の後任となります。
○○ will take over for me.
〇〇が私の後任となります。

※take overは「引き継ぐ」という意味のイディオム。assumeという一語で言い換えることも可能です。

以上のような表現は、様々なシーンに共通して用いることのできるとても便利な表現。that ~の部分では、具体的にどのような人事があったのかを相手に説明します。以下にシチュエーション別の例文をご紹介していきますので、該当する例文をthat ~にあてはめて、関係各所に忘れずにメールを送りましょう。

退職

自身が何らかの都合で退職することになった際には、以下の文章でその旨を伝えることができます。

I am resigning from ~
私は~を退社します。
I am leaving my position at ~
私は~を退職します。
I am going to retire.
私は退職します。

※retireは定年退職の場合のみで、自己都合などによる退職には使えません。

単純に辞める旨を伝えるだけでなく、いつが最終出社になるのか、どのくらい働いたかなどの情報を追加すると、ビジネスメールとしてもベターです。

31st of March will be my last day of working.
(3月31日が最後の出勤となります。
I am resigning from ~ after 3 yeras.
私は3年働いた~を退社します。

※after 〇 yearsと文末に追記することで、その会社にどのくらいの期間勤めたのかという情報を盛り込むことができます。

取引先や目上の人などに対しては以上のような例文を用いることができますが、身近な同僚や比較的親しい個人に送る場合には、もっとカジュアルな文章を使うこともできます。

I’m quitting my job.
仕事を辞めます。

※quitは「辞める」という意味の動詞。非常にシンプルかつカジュアルな印象の文章なので、取引先や上司などには使わないように気を付けましょう。また、フォーマルな英文ではI amと略さずに書くのがマナーですが、親しい間柄であればI'mと省略して構いません。

退職メールへの返信

もし同僚や取引先などから退職の挨拶メールが来た場合、相手の今後の活躍などを祈るメッセージを送るもの。英文では下記のような表現を用いて、新しい一歩を踏み出す相手にお別れの言葉を贈ることができます。

Good luck at your new job.
新しい仕事での幸運を祈っています。
All the best with you.
幸福を祈ります。
We will miss you a lot.
とても寂しくなります。
You will be greatly missed.
とても寂しがられるでしょう。

※日本語だと少し不自然な印象を受けますが、受動態を用いることでフォーマルな体裁にすることができます。

It has been a pleasure working with you.
あなたと一緒に働くことができて光栄でした。
I was really lucky to work with you.
あなたと一緒に働けて、とても幸運でした。
Congratulations on your retirement.
定年退職おめでとうございます。

※congratulationsにはonという前置詞が用いられます。

休職

続いてご紹介するのは、休職する場合。特別な事情が無ければ、どういった理由で休職するのかを伝えるのも良いでしょう。

I will be taking leave from work because of ~.
~のため、休職いたします。

※take leaveで「休職する」という意味の熟語です。~の部分で、自分がなぜ休職するのか簡潔に理由を述べることができます。

I will have maternity leave.
産休をとります。
I look forward to seeing you all when I return.
復帰後、皆さんに会えるのを楽しみにしています。

このような挨拶をしたら、やはり記載しておくべきは休暇の期間。下記のような表現を追記することで、相手に休暇の期間を具体的に伝えることができます。

from April to August
4月から8月まで

※fromとtoを用いるのが一番シンプルな表現。toの代わりにはthroughを使うこともできます。

until(till)31st of March
3月31日まで

※この場合の「まで」はuntilかtillのどちらか。それまでは継続してずっと休みというニュアンスを表します。期限を表すbyは不適切となります。

I will be back by the end of January.
1月末までには戻る予定です。

※このように期限という意味で「まで」を使う際にはbyを使用します。until(till)とbyは似たような単語ですが、ニュアンスも大きく異なってきますので、混同しないように注意しましょう。

休職メールへの返信

もし同僚や取引先などから休職のメールが来たら、下記のような英文を送ることができます。

I am looking forward to working with you again.
またあなたと働けるのを楽しみにしています。

※be looking forward to ~ingは「~するのを楽しみにする」という便利な表現です。

Take care.
お気をつけて

※気の知れた仲や親しい人にはシンプルにTake careと伝えることができますが、取引先や上司などにはNGです。

異動

続いては、おそらく使用機会が一番多い異動の場合。異動に関する挨拶は基本的に決まり切っていますので、覚えてしまうのも良いでしょう。

I will be transferred to the Sales Department
営業部に異動となります。
I will be assigned to the Customer Service Department.
カスタマーサービス部に異動となります。

異動を表す単語はtransferとassignが代表的。これらを受動態に変形するだけで簡単に異動の挨拶メールにすることができます。その際やはり気になるのが「いつから」ということなので、下記の表現を真似して日付を明記しましょう。

as of April 1.
4月1日付で
,effective April 1.
4月1日付で
on 1st of April
4月1日に

新任・着任

自分がクライアントの担当として新たに着任した場合は、取引先にその旨を挨拶がてら伝えなくてはなりません。メールの文章がそのまま第一印象に直結しますので、失礼な表現のないよう十分に気を付ける必要があります。

I am the person in charge.
私が新たな担当です。
I will be responsible for the project.
私がこのプロジェクトの担当になります。

※chargeという単語を使って、I will be in charge of the projectと言うことも可能です。

It would be a great pleasure to do business with you.
あなたとお仕事ができることを嬉しく思います。

相手への挨拶と同時に、それまでどのような仕事をしていたのか一言加えてあげると、相手により自分のことを知ってもらうことができます。

I have been working in the Marketing Department for three years.
私はマーケティング部で3年間働いていました。

時節ごとに送る挨拶メール

人事などの不定期な連絡とは頃なり、毎年決まった時期に行う時節の挨拶。日本ほど頻繁ではありませんが、英語圏でもこうした挨拶をすることは一般的です。

年末の挨拶メール

最も多く時節の挨拶をするのは、やはり年末。一年間お世話になったことへの感謝を述べると同時に、幸福な新年を願うのが一般的です。シンプルにHappy New Yearだけだと失礼な印象を与えかねませんので、下記のようなフレーズを用いて丁寧な挨拶を心がけましょう。

Thank you very much for all your cooperation this year.
今年ご協力くださいましたことに感謝いたします。

※よりフォーマルな印象のメールを送りたい場合は、I appreciate all your corporation.と言い換えることも可能です。

Best hopes and wishes for the New Year !
新年に希望と願いを!
Happy and Prosperous New year !
幸福とご繁栄を!

※Prosperousは「繁栄する、富裕な」という意味の形容詞。日本語の「益々のご繁栄を」というニュアンスを出したいときにはピッタリでしょう。特に取引先へのあいさつなどにおすすめです。

年始の挨拶メール

年が明けたら、今度は「今年もよろしくお願いします。」というニュアンスの挨拶メールを送りましょう。昨年の感謝とともに、幸福な新年を祈る文章が一般的に用いられます。

We appreciate your cooperation during the past year.
旧年中はお世話になりました。
Let's make the new year a better one.
新年をより良いものにしましょう

※最後のoneはyearを表す代名詞。カジュアルな印象の表現ですので、既に交流のある相手に限定しましょう。

季節の変わり目に便利な表現

年末年始以外にも、季節などに応じて一言メッセージを添えるのも好感度アップに効果的。ここではどの季節にも共通して使える便利な表現をご紹介しますので、ぜひ活用してみましょう。

It feels like summer is in the air.
夏がもうやってきているようです。

※in the airは文字通り「空気中に」という意味で、夏の空気がもう来ているというニュアンスを表すことができます。

Spring is just around the corner.
春がすぐそこまで来ています。

※just around the cornerは「すぐそこの角まで」という意味で、何かが近づいていることを表す際に用いられます。

I think winter is on its way.
冬が向かってきているようです。

※on one’s wayは「~の途中、向かっている」という意味を表すイディオム。

The cherry blossoms are about to bloom.
桜の木がもうすぐ咲きそうです。

※about to ~は「今にも~しようとしている」という熟語表現ですので、開花などを伝える際にぴったりです。

丁寧な挨拶で好印象を与えよう!

ビジネスには様々なマナーがありますが、やはり基本は挨拶。もし人事異動などがあった場合には、「今までお世話になった人に感謝を伝える」、「新しく仕事をする相手に挨拶をする」の2点を忘れずに行う必要があります。使う英単語一つで相手に与える印象が大きく変わってきてしまうこともあるので、ぜひこの記事を参考に状況に応じた正しい挨拶を心がけて下さいね。

  • この記事を書いた人
長坂 ヒロ

長坂 ヒロ

▼略歴
WEBライター/翻訳家(英語・ポルトガル語)として活動中。年齢は30代前半。
東京外国語大学外国語学部を卒業後、旅行会社にて海外商品企画や海外添乗業務を担当。学生時代には、大手予備校の英語個別指導講師や答案添削業務を経験。

オーストラリア/ニュージーランドに計1年半在住歴もあり、現在は信州・長野県へ移住。

趣味は海外旅行。渡航経験は約30カ国。年に2~3ヵ月は海外旅行へ。

英語は肩ひじ張って勉強するものではなく、楽しく習得していくもの。英語学習を楽しく継続する方法や、ネイティブが日常的によく使う表現などを発信していきます。

【ブログ】
旅するカモノハシ~「自由ですけどなにか?」~

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