英語で敬語のような表現をするには?ビジネスシーンで使えるフレーズ

ビジネスパーソンには、ビジネスシーンにふさわしい言葉遣いが求められます。同僚と世間話をするときでも、オフィスでは一定の節度を持った言葉遣いに努めるべきでしょう。
それは英語においても同じです。英会話でもビジネスパーソンとして適切なフレーズを使いこなせられれば、発言の説得力も増し、上司からも取引先からも一目置かれる存在になることができるでしょう。
この記事では、日本語の「敬語」にあたるような、ビジネスシーンにおける丁寧な英語表現についてご紹介します。

英語には日本語のような敬語がない?

よく「英語には敬語がない」と言われますが、上司や取引先に対して使用する丁寧な表現は存在します。
日本語の動詞には、尊敬語・謙譲語・丁寧語の区別があります。しかし、英語の動詞は話す相手によって形を変えることはありません。それが「英語には日本語のような敬語はない」と言われる理由の一つです。
とはいえ、英語に丁寧な言い方がないわけではなく、目上の人に対するときや相手に配慮するときに使う表現は存在します。例えば、「よかったら~していただけませんか?」や「できれば~していただけると助かります」といった遠回しな表現のほか、「would」「could」などの助動詞の過去形が入った文章がその代表例です。
逆に、友人間で使われるシンプルな言葉やスラングをビジネスシーンで使うと失礼にあたるため、注意しましょう。

ビジネスシーンの英会話で使える丁寧な表現

まず、オーラルコミュニケーションで使える丁寧な表現をお伝えします。ビジネスパーソンとして適切な話し方ができるよう、頭に入れておきましょう。

依頼するとき

取引先や上司に何かを依頼するとき、「Please」では不十分です。「Please~」は、ビジネスでそのまま使うにはややぶっきらぼうな表現で、「絶対にお願いしたい」というニュアンスを含んでしまいます。そのため、少し言葉を変えたり足したりして丁寧な表現にする必要があります。例えば、「お願い」という意味を持つ単語「favor」が使えます。次の例文を見てみましょう。

Would you do me a favor?Will you check this sales data for me?
(お願いがあるのですが、このセールスデータをチェックしていただけますでしょうか?)
May I ask you a favor?Could you please send me a brief report about this event later on today?
(お願いなのですが、後で良いので、今日中にこのイベントに関する簡単な報告を私に送っていただけますか?)

「favor」は、カジュアルに話ができる友人なら「Please do me a favor!」という言い方で使えますが、ビジネスシーンでは「Would you~?」、もしくは「Could you~?」と付けると良いでしょう。「Will you~?」や「Can you~?」でも失礼ではありませんが、過去形の「would」「could」のほうがより丁寧さを出せます。

ここで、「would」と「could」のニュアンスの違いについて触れます。「would」は相手の意思、「could」は可能性を確認する意味合いがありますが、基本的にはどちらも同じように使えるため、迷ったら可能性を問う「could」を使うと良いでしょう。

また、日本語の「よろしければ~」や「できれば~」に当たる、とても丁寧な表現があります。

I was wondering if it would be possible for you to check my draft?
(私の下書きをチェックしていただけないかと思っているのですが、どうでしょうか?)
Do you mind if I come along?(同行してもよろしいでしょうか?)
Would you mind waiting a moment?(少しお待ちいただけませんでしょうか?)

「I was wondering if ~」「Do you mind ~?」は、「would」や「could」の文章と組み合わせるなどして、より丁寧な表現にするフレーズです。ほかにも日本語と同じ感覚で「I am sorry to ask you~(申し訳ありませんが~)」という言い方もあります。

 

お礼を言うとき

自分の依頼を聞き入れてもらったときは、丁寧な表現でお礼を述べましょう。「Thank you.」の後に、「I really appreciate it.(感謝します)」「So kind of you.(ご親切に)」などを付け加えることで、より丁寧に感謝の気持ちを伝えられます。

断るとき

自分が依頼をされたときに丁寧に断るには、どのように言えば良いのでしょうか。引き受けられるときは「Sure.(いいですよ)」で良いですが、断る必要があるときは「残念ながら~」という意味になる「I’m afraid~」「Unfortunately,~」を使います。

I’m afraid it would be unlikely for me to finish the report today.
(今日中にレポートを終わらせるのは難しいかと存じます)
Unfortunately, I have another meeting at my client’s, so I don’t think I can attend today’s meeting.
(残念ですが、ほかに取引先でのミーティングが入っていますので、今日の会議には出席できそうにありません)

また、「I’m sorry, but~(申し訳ありませんが~)」や「I wish I could, but~(できたらいいのですが~)」という表現もあります。

I’m sorry, but I have to leave work early today.
(申し訳ありませんが、今日は仕事を早く切り上げなければなりません)
I wish I could help you, but I am not familiar with this kind of project.
(できれば手をお貸ししたいのですが、こういうプロジェクトには不慣れでして)

ビジネスメールで使える丁寧な表現

相手の顔を見て話すときは、多少砕けた表現でも表情や声のトーンなどで丁寧に話していることが伝わります。しかし、メールは顔が見えない分、会話以上に気を使う必要があります。

取引先に出すビジネスメールでは、相手が自分の会社の顧客であることへのお礼から文章を始めます。これは、日本語で言う「お世話になっております」に当たります。また、相手の返事に対する返信には、連絡してもらったことへの感謝を伝えましょう。

Thank you for your continued support.(いつもお世話になり、ありがとうございます)
Thank you for your reply.(お返事をいただき、ありがとうございます)
I appreciate your quick follow-up regarding this project.
(このプロジェクトに対する迅速なフォローアップに感謝いたします)

また、依頼をするときには「would」や「could」がよく使われます。

I would like to discuss the design changes for this product. Could we meet to discuss it within the next couple of days?
(この製品のデザイン変更についてお話ししたく思います。数日内にお会いして、お話しさせていただくことは可能でしょうか?)
Would it be possible to reschedule the meeting?
(会議の日時を変更をすることは可能でしょうか?)

社内のメールであれば疑問符で終わる質問でも十分ですが、顧客が相手のときは疑問文よりもピリオドで終わる文章のほうが適している場合があります。

If possible, I would be happy to visit your company and explain the technical aspects regarding this new product.
(もし可能でしたら御社へお邪魔して、こちらの新製品の技術的側面についてご説明したいと考えております)
I was wondering if it would be possible to reschedule our meeting.
(会議の日にちを変更させていただくことは可能でしょうか)
I was hoping if you could give us one month extension.
(納期を1カ月延長していただけましたら幸いです)

また、お断りするときのフレーズには「Unfortunately,~」のほか、「sorry/regret to inform~」などがあります。残念なお知らせをするときによく使われる表現です。

We are sorry to inform you that we are not able to fulfill your request.
(申し訳ありませんが、御社から頂いたご要請につきましてはお応えできない旨、ご連絡いたします)
I regret to say that I am on business trip until the end of the week, and unable to attend the meeting.
(申し訳ありませんが、今週末まで出張に出ておりまして、会議には出席できません)
Unfortunately, we are not able to accept your offer at this moment.
(残念ですが、現在は御社からのオファーはお受けできない状態です)

メールの文末で返信を依頼しなければならない場合、「kindly」という単語を足すと「何卒」という表現になります。
締め切りなどの日時を指定したい場合は、丁寧な中にもしっかりと伝わる書き方をしなければなりません。「At your earliest convenience」「prompt」などを使いましょう。また、緊急で対応してほしい場合は「as soon as possible」が使えます。

We kindly request you to send your payment by May 1st, 2018.
(2018年5月1日までにお支払いくださいますよう、何卒よろしくお願いいたします)
Please respond to this e-mail at your earliest convenience.
(ご都合がつき次第、このEメールにご返信くださいますよう、お願いいたします)
I would appreciate your prompt reply.(早急にご返信をいただけますと幸いです)
We would appreciate it if we could have your response as soon as possible.(至急お返事いただけましたら幸いです)

丁寧な表現は、仕事をスムーズに進めるための潤滑油

「まだ初心者レベルなのに、敬語なんて…」と思われた方がいらっしゃるかもしれませんが、定型フレーズに当てはめるだけで、ビジネスシーンにふさわしい丁寧な英語表現を行うことが可能です。丁寧な表現でやり取りができれば、お互いに気持ちよく仕事ができるもの。仕事をよりスムーズに進めるためにも、丁寧な英語表現を身に付け、使いこなしましょう。

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