英語の「敬語」「丁寧表現」を知ればビジネス英会話は円滑に!

2020年2月25日

女性が礼儀正しく対話しているイメージ

ビジネスパーソンには、ビジネスシーンにふさわしい言葉遣いが求められます。同僚と世間話をするときでも、オフィスでは一定の節度を持った言葉遣いに努めるべきでしょう。
それは英語においても同じです。英会話でもビジネスパーソンとして適切なフレーズを使いこなせられれば、発言の説得力も増し、上司からも取引先からも一目置かれる存在になることができるでしょう。
この記事では、日本語の「敬語」にあたるような、ビジネスシーンにおける丁寧な英語表現についてご紹介します。

英語には日本語のような敬語がない?

「Polite」と書かれた赤のキーボードのボタン

英語における「敬語」とは?


英語にはフランクなイメージがあるため、敬語が存在しないような誤解をしている方は意外と多いようです。

英語には日本語のように厳格な敬語はありませんが、「丁寧」という概念がないわけではありません。年上・先輩・目上の人に対するときや、相手に配慮するときに使う表現は存在します。

ビジネスの場に相応しい表現が重要

ビジネスのようにフォーマルな場面では、丁寧な英語を心がけることが非常に重要です。ビジネスできちんとした丁寧な言葉を使えなければ、「仕事ができない人」というレッテルを貼られることも海外では珍しくありません。

特に、大切な取引先や上司などと話をするときには、フランクな口調はまずあり得ません。日本語も英語も同じことですが、相手との関係性に応じて適切な表現を選ぶようにしましょう。

長いフレーズで丁寧さを表現する

このような場合、日本語と同様に簡素な言い回しではなく長いフレーズになるのが一般的。遠回しに聞こえる表現ほど、丁寧の度合いは増すと考えて良いでしょう。

英語における丁寧語には段階があり、友人や同僚、年上、目上の人などで丁寧な表現を使い分けることがあります。
表現や単語を変えることで丁寧さを表現するというコツをまずは押さえておきましょう。

時、場所、相手の関係性がポイント

英語の丁寧な表現においては、使い分けが重要です。ポイントとしては、時、場所、相手という3点から考えると良いでしょう。一言でいうとTPOわきまえるということになりますが、友人間で使われるシンプルな言葉やスラングをビジネスシーンで使うと失礼にあたるため、注意してください。

丁寧表現は状況で使い分ける

丁寧表現は、相手が誰であるかだけではなく、状況によって使い分けることも大切です。相手のポジションがどうであれ、自分が依頼をする、謝罪をするなどの低い位置にあるときには、丁寧表現を用いるのが基本となります。

ビジネス英会話上の丁寧な表現

まず、対面のコミュニケーションで使える丁寧な表現をお伝えします。ビジネスパーソンとして適切な話し方ができるよう、頭に入れておきましょう。

お願いをするとき

「Please」では不十分

取引先や上司に何かを依頼するとき、「Please」では不十分です。「Please~」は、ビジネスでそのまま使うにはややぶっきらぼうな表現で、「絶対にお願いしたい」というニュアンスを含んでしまいます。
そのため、少し言葉を変えたり足したりして、丁寧な表現にする必要があります。丁寧語を使うと、こちらから何かをお願いするのではなく、何かを譲るニュアンスが強く含まれます。

丁寧さの段階

先述のとおり、丁寧さにはいくつか段階があります。実際に話す相手を想定して例文をご紹介しますので、シチュエーションに応じて使い方を確認しましょう。

友人に

Can (Will) you check this?
これチェックしてくれる?

同僚に

Can (Will) you please check this?
これチェックしてくれませんか?
Can (Will) you check this, please?
これチェックしてくれませんか?
Please check this.
これチェックしてくれませんか?

上司や目上の人に

Could (Would) you please check this?
こちらチェックしていただけますか?
Could (Would) you check this, please?
こちらチェックしていただけますか?

取引先の人に

Would it be possible for you to check this?
こちらチェックして頂くことは可能ですか?

このように、「Will you~?」は「Would you~?」、「Can you~?」は「Could you~?」と過去形にすることで、より丁寧さを出すことができます。特にビジネスシーンでは「Will you~?」や「Can you~?」でも失礼ではありませんが、過去形の「would」「could」を用いた方が良いでしょう。「would」は相手の意思、「could」は可能性を確認する意味合いがあります。

また、日本語の「よろしければ~」や「できれば~」に当たる、とても丁寧な表現があります。

例文

I was wondering if it would be possible for you to check my draft?
私の下書きをチェックしていただけないかと思っているのですが、どうでしょうか?

例文

Do you mind if I come along?
同行してもよろしいでしょうか?

例文

Would you mind waiting a moment?
少しお待ちいただけませんでしょうか?

「I was wondering if ~」「Do you mind ~?」は、「would」や「could」の文章と組み合わせるなどして、より丁寧な表現にするフレーズです。ほかにも日本語と同じ感覚で「I am sorry to ask you~(申し訳ありませんが~)」という言い方もあります

一見難しく感じるかもしれませんが、丁寧に表現する気持ちが伝わることも重要ですので、なるべくフォーマルな表現を優先的に覚えるのがおすすめです。間違えて丁寧な表現を同僚に用いたとしても、悪く感じることはないでしょう。

ビジネスに馴染む単語に変える

カジュアルな場面でも用いられる単語を、ビジネスシーンでうまく取り入れることも、何かを依頼する際には効果的です。以下のような表現は実際のビジネスシーンでも頻繁に用いられますので、ぜひ参考にしてみてください。

favor「お願い事、親切なこと」

例文

May I ask you a favor?
お願い事をしてもいいですか?

inquire「尋ねる」

例文

I'd like to inquire if you can check this.
これをチェックして頂けるかお尋ねしたいのですが

※askよりも固い表現

assist「力を貸す」

例文

Can you assist me to check this?
これをチェックするのを手伝ってもらえますか?

※helpよりもかたい表現

お礼を言うとき

自分の依頼を聞き入れてもらったときは、丁寧な表現でお礼を述べましょう。「Thank you.」の後に、「I really appreciate it.(感謝します)」「So kind of you.(ご親切に)」などを付け加えることで、より丁寧に感謝の気持ちを伝えられます。

例文

Thank you very much for accepting our offer. We really appreciate it.
私たちの提案を受け入れて下さり、ありがとうございます。感謝いたします。

例文

Thank you a lot for helping me to finish the task. So kind of you.
仕事を終えるの手伝ってくださりありがとうございます。ご親切に。

断るとき

自分が依頼をされたときに丁寧に断るには、どのように言えば良いのでしょうか。引き受けられるときは「Sure.(いいですよ)」で良いですが、断る必要があるときは「残念ながら~」という意味になる「I’m afraid~」「Unfortunately,~」を使います。英語で誤解されがちな「はっきりと言う」強い言い方は避け、受けられなくて申し訳ないという気持ちを伝えることが大切です。

例文

I'm afraid it would be unlikely for me to finish the report today.
今日中にレポートを終わらせるのは難しいかと存じます

例文

Unfortunately, I have another meeting at my client's, so I don't think I can attend today's meeting.
残念ですが、ほかに取引先でのミーティングが入っていますので、今日の会議には出席できそうにありません

また、「I’m sorry, but~(申し訳ありませんが~)」や「I wish I could, but~(できたらいいのですが~)」という表現もあります。

例文

I'm sorry, but I have to leave work early today.
申し訳ありませんが、今日は仕事を早く切り上げなければなりません

例文

I wish I could help you, but I am not familiar with this kind of project.
できれば手をお貸ししたいのですが、こういうプロジェクトには不慣れでして

謝罪をするとき

相手に謝罪するときは、「Sorry」だけではどこかぶっきらぼうな印象を与えかねません。丁寧な表現を用いて謝罪をすることで、誠意を込めたお詫びを心がけましょう。

例文

I am very(deeply) sorry.
誠に申し訳ございません。

veryやdeeplyを添えることで、深い謝罪の意を示すことができます。I'mではなくI amと略さずに書くのもポイントです。

例文

I sincerely apologize.
深くお詫びします。

apologizeという動詞を用いることで、謝罪の気持ちを丁寧に強調することができます。sincerely「心から、本当に」という副詞もセットで覚えておくと便利でしょう。

例文

Please accept my sincere apologies about that.

名詞のapologiesを使うと、さらに改まった謝罪をすることができます。直訳すると「私の心からのお詫びをどうか受け入れてください」という意味になるので、かなりへりくだった印象を与えることができます。

ビジネスメール上の丁寧な表現

相手の顔を見て話すときは、多少砕けた表現でも表情や声のトーンなどで丁寧に話していることが伝わります。しかし、メールは顔が見えない分、表現に気を配る必要があります。

お礼を言うとき

取引先に出すビジネスメールでは、相手が自分の会社の顧客であることへのお礼から文章を始めます。これは、日本語で言う「お世話になっております」に当たります。また、相手の返事に対する返信には、連絡してもらったことへの感謝を伝えましょう。

例文

Thank you for your continued support.
いつもお世話になり、ありがとうございます

例文

Thank you for your reply.
お返事をいただき、ありがとうございます

例文

I appreciate your quick follow-up regarding this project.
このプロジェクトに対する迅速なフォローアップに感謝いたします

お願いをするとき

また、依頼をするときには「would」や「could」がよく使われます。

例文

I would like to discuss the design changes for this product. Could we meet to discuss it within the next couple of days?
この製品のデザイン変更についてお話ししたく思います。数日内にお会いして、お話しさせていただくことは可能でしょうか?

例文

Would it be possible to reschedule the meeting?
会議の日時を変更をすることは可能でしょうか?

社内のメールであれば疑問符で終わる質問でも十分ですが、顧客が相手のときは疑問文よりもピリオドで終わる文章のほうが適している場合があります。

例文

If possible, I would be happy to visit your company and explain the technical aspects regarding this new product.
もし可能でしたら御社へお邪魔して、こちらの新製品の技術的側面についてご説明したいと考えております

例文

I was wondering if it would be possible to reschedule our meeting.
会議の日にちを変更させていただくことは可能でしょうか

例文

I was hoping if you could give us one month extension.
納期を1カ月延長していただけましたら幸いです

断るとき

また、お断りするときのフレーズには「Unfortunately,~」のほか、「sorry/regret to inform~」などがあります。残念なお知らせをするときによく使われる表現です。

例文

We are sorry to inform you that we are not able to fulfill your request.
申し訳ありませんが、御社から頂いたご要請につきましてはお応えできない旨、ご連絡いたします

例文

I regret to say that I am on business trip until the end of the week, and unable to attend the meeting.
申し訳ありませんが、今週末まで出張に出ておりまして、会議には出席できません

例文

Unfortunately, we are not able to accept your offer at this moment.
残念ですが、現在は御社からのオファーはお受けできない状態です

謝罪をするとき

簡単な謝罪文であれば、基本的に口語と同じ表現を用いることができますが、相手によっては丁寧な表現を用いることが重要です。メールの場合、状況や責任の所在を明確に伝えることも大切になるでしょう。

例文

I am sorry for being late. I got stuck in a traffic jam
遅れてごめんなさい。渋滞にひっかかってしまいました。

例文

My apologies, there was a power cut this morning.
申し訳ございません。今朝停電がありまして。

返信を催促するとき

メールの文末で返信を依頼しなければならない場合、「kindly」という単語を足すと「何卒」という表現になります。
締め切りなどの日時を指定したい場合は、丁寧な中にもしっかりと伝わる書き方をしなければなりません。「At your earliest convenience」「prompt」などを使いましょう。また、緊急で対応してほしい場合は「as soon as possible」が使えます。

例文

We kindly request you to send your payment by May 1st, 2018.
2018年5月1日までにお支払いくださいますよう、何卒よろしくお願いいたします

例文

Please respond to this e-mail at your earliest convenience.
ご都合がつき次第、このEメールにご返信くださいますよう、お願いいたします

例文

I would appreciate your prompt reply.
早急にご返信をいただけますと幸いです

例文

We would appreciate it if we could have your response as soon as possible.
至急お返事いただけましたら幸いです

丁寧な表現は、仕事をスムーズに進めるための潤滑油

「まだ初心者レベルなのに、敬語なんて…」と思われた方がいらっしゃるかもしれませんが、定型フレーズに当てはめるだけで、ビジネスシーンにふさわしい丁寧な英語表現を使いこなすことが可能です。

場面に応じて使い分けができるようになるには慣れが必要となりますが、ネイティブの相手は「完全な英語を話すこと」を望んでいるわけではありません。多少カジュアルな表現になってしまっても、丁寧に話そうとしている姿勢や心遣いが伝われば、その意図を汲んでくれますので、まずは恐れずに覚えた表現を使ってみましょう。万が一失敗しても、気持ちや姿勢さえしっかりと表していれば、それによって関係性が壊れるということもありません。

丁寧表現はビジネスにおいて自己をプロデュースし、品格を示すための必須スキル。丁寧な表現でやり取りができれば、お互いに気持ちよく仕事ができるものです。仕事をよりスムーズに進めるためにも、丁寧な英語表現を身に付け、使いこなしましょう。

ライター:長坂ヒロ(更新)/1億人の英語編集部(原文)
  • この記事を書いた人
長坂 ヒロ

長坂 ヒロ

▼略歴
WEBライター/翻訳家(英語・ポルトガル語)として活動中。年齢は30代前半。
東京外国語大学外国語学部を卒業後、旅行会社にて海外商品企画や海外添乗業務を担当。学生時代には、大手予備校の英語個別指導講師や答案添削業務を経験。

オーストラリア/ニュージーランドに計1年半在住歴もあり、現在は信州・長野県へ移住。

趣味は海外旅行。渡航経験は約30カ国。年に2~3ヵ月は海外旅行へ。

英語は肩ひじ張って勉強するものではなく、楽しく習得していくもの。英語学習を楽しく継続する方法や、ネイティブが日常的によく使う表現などを発信していきます。

【ブログ】
旅するカモノハシ~「自由ですけどなにか?」~

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