英語の「敬語」「丁寧表現」を知ればビジネス英会話は円滑に！

ビジネスパーソンには、ビジネスシーンにふさわしい言葉遣いが求められます。同僚と世間話をするときでも、オフィスでは一定の節度を持った言葉遣いに努めるべきでしょう。
それは英語においても同じです。英会話でもビジネスパーソンとして適切なフレーズを使いこなせられれば、発言の説得力も増し、上司からも取引先からも一目置かれる存在になることができるでしょう。
この記事では、日本語の「敬語」にあたるような、ビジネスシーンにおける丁寧な英語表現についてご紹介します。

英語には日本語のような敬語がない？

英語にはフランクなイメージがあるため、敬語が存在しないような誤解をしている方は意外と多いようです。

英語には日本語のように厳格な敬語はありませんが、「丁寧」という概念がないわけではありません。年上・先輩・目上の人に対するときや、相手に配慮するときに使う表現は存在します。

ビジネスの場に相応しい表現が重要

ビジネスのようにフォーマルな場面では、丁寧な英語を心がけることが非常に重要です。ビジネスできちんとした丁寧な言葉を使えなければ、「仕事ができない人」というレッテルを貼られることも海外では珍しくありません。

特に、大切な取引先や上司などと話をするときには、フランクな口調はまずあり得ません。日本語も英語も同じことですが、相手との関係性に応じて適切な表現を選ぶようにしましょう。

長いフレーズで丁寧さを表現する

このような場合、日本語と同様に簡素な言い回しではなく長いフレーズになるのが一般的。遠回しに聞こえる表現ほど、丁寧の度合いは増すと考えて良いでしょう。

英語における丁寧語には段階があり、友人や同僚、年上、目上の人などで丁寧な表現を使い分けることがあります。
表現や単語を変えることで丁寧さを表現するというコツをまずは押さえておきましょう。

時、場所、相手の関係性がポイント

英語の丁寧な表現においては、使い分けが重要です。ポイントとしては、時、場所、相手という3点から考えると良いでしょう。一言でいうとTPOわきまえるということになりますが、友人間で使われるシンプルな言葉やスラングをビジネスシーンで使うと失礼にあたるため、注意してください。

丁寧表現は状況で使い分ける

丁寧表現は、相手が誰であるかだけではなく、状況によって使い分けることも大切です。相手のポジションがどうであれ、自分が依頼をする、謝罪をするなどの低い位置にあるときには、丁寧表現を用いるのが基本となります。

ビジネス英会話上の丁寧な表現

まず、対面のコミュニケーションで使える丁寧な表現をお伝えします。ビジネスパーソンとして適切な話し方ができるよう、頭に入れておきましょう。

お願いをするとき

「Please」では不十分

取引先や上司に何かを依頼するとき、「Please」では不十分です。「Please～」は、ビジネスでそのまま使うにはややぶっきらぼうな表現で、「絶対にお願いしたい」というニュアンスを含んでしまいます。
そのため、少し言葉を変えたり足したりして、丁寧な表現にする必要があります。丁寧語を使うと、こちらから何かをお願いするのではなく、何かを譲るニュアンスが強く含まれます。

丁寧さの段階

先述のとおり、丁寧さにはいくつか段階があります。実際に話す相手を想定して例文をご紹介しますので、シチュエーションに応じて使い方を確認しましょう。

このように、「Will you～？」は「Would you～？」、「Can you～？」は「Could you～？」と過去形にすることで、より丁寧さを出すことができます。特にビジネスシーンでは「Will you～？」や「Can you～？」でも失礼ではありませんが、過去形の「would」「could」を用いた方が良いでしょう。「would」は相手の意思、「could」は可能性を確認する意味合いがあります。

また、日本語の「よろしければ～」や「できれば～」に当たる、とても丁寧な表現があります。

「I was wondering if ～」「Do you mind ～？」は、「would」や「could」の文章と組み合わせるなどして、より丁寧な表現にするフレーズです。ほかにも日本語と同じ感覚で「I am sorry to ask you～（申し訳ありませんが～）」という言い方もあります

一見難しく感じるかもしれませんが、丁寧に表現する気持ちが伝わることも重要ですので、なるべくフォーマルな表現を優先的に覚えるのがおすすめです。間違えて丁寧な表現を同僚に用いたとしても、悪く感じることはないでしょう。

ビジネスに馴染む単語に変える

カジュアルな場面でも用いられる単語を、ビジネスシーンでうまく取り入れることも、何かを依頼する際には効果的です。以下のような表現は実際のビジネスシーンでも頻繁に用いられますので、ぜひ参考にしてみてください。

favor「お願い事、親切なこと」

inquire「尋ねる」

※askよりも固い表現

assist「力を貸す」

※helpよりもかたい表現

お礼を言うとき

自分の依頼を聞き入れてもらったときは、丁寧な表現でお礼を述べましょう。「Thank you.」の後に、「I really appreciate it.（感謝します）」「So kind of you.（ご親切に）」などを付け加えることで、より丁寧に感謝の気持ちを伝えられます。

断るとき

自分が依頼をされたときに丁寧に断るには、どのように言えば良いのでしょうか。引き受けられるときは「Sure.（いいですよ）」で良いですが、断る必要があるときは「残念ながら～」という意味になる「I’m afraid～」「Unfortunately,～」を使います。英語で誤解されがちな「はっきりと言う」強い言い方は避け、受けられなくて申し訳ないという気持ちを伝えることが大切です。

また、「I’m sorry, but～（申し訳ありませんが～）」や「I wish I could, but～（できたらいいのですが～）」という表現もあります。

謝罪をするとき

相手に謝罪するときは、「Sorry」だけではどこかぶっきらぼうな印象を与えかねません。丁寧な表現を用いて謝罪をすることで、誠意を込めたお詫びを心がけましょう。

veryやdeeplyを添えることで、深い謝罪の意を示すことができます。I'mではなくI amと略さずに書くのもポイントです。

apologizeという動詞を用いることで、謝罪の気持ちを丁寧に強調することができます。sincerely「心から、本当に」という副詞もセットで覚えておくと便利でしょう。

名詞のapologiesを使うと、さらに改まった謝罪をすることができます。直訳すると「私の心からのお詫びをどうか受け入れてください」という意味になるので、かなりへりくだった印象を与えることができます。

ビジネスメール上の丁寧な表現

相手の顔を見て話すときは、多少砕けた表現でも表情や声のトーンなどで丁寧に話していることが伝わります。しかし、メールは顔が見えない分、表現に気を配る必要があります。

お礼を言うとき

取引先に出すビジネスメールでは、相手が自分の会社の顧客であることへのお礼から文章を始めます。これは、日本語で言う「お世話になっております」に当たります。また、相手の返事に対する返信には、連絡してもらったことへの感謝を伝えましょう。

お願いをするとき

また、依頼をするときには「would」や「could」がよく使われます。

社内のメールであれば疑問符で終わる質問でも十分ですが、顧客が相手のときは疑問文よりもピリオドで終わる文章のほうが適している場合があります。

断るとき

また、お断りするときのフレーズには「Unfortunately,～」のほか、「sorry/regret to inform～」などがあります。残念なお知らせをするときによく使われる表現です。

謝罪をするとき

簡単な謝罪文であれば、基本的に口語と同じ表現を用いることができますが、相手によっては丁寧な表現を用いることが重要です。メールの場合、状況や責任の所在を明確に伝えることも大切になるでしょう。

返信を催促するとき

メールの文末で返信を依頼しなければならない場合、「kindly」という単語を足すと「何卒」という表現になります。
締め切りなどの日時を指定したい場合は、丁寧な中にもしっかりと伝わる書き方をしなければなりません。「At your earliest convenience」「prompt」などを使いましょう。また、緊急で対応してほしい場合は「as soon as possible」が使えます。

丁寧な表現は、仕事をスムーズに進めるための潤滑油

「まだ初心者レベルなのに、敬語なんて…」と思われた方がいらっしゃるかもしれませんが、定型フレーズに当てはめるだけで、ビジネスシーンにふさわしい丁寧な英語表現を使いこなすことが可能です。

場面に応じて使い分けができるようになるには慣れが必要となりますが、ネイティブの相手は「完全な英語を話すこと」を望んでいるわけではありません。多少カジュアルな表現になってしまっても、丁寧に話そうとしている姿勢や心遣いが伝われば、その意図を汲んでくれますので、まずは恐れずに覚えた表現を使ってみましょう。万が一失敗しても、気持ちや姿勢さえしっかりと表していれば、それによって関係性が壊れるということもありません。

丁寧表現はビジネスにおいて自己をプロデュースし、品格を示すための必須スキル。丁寧な表現でやり取りができれば、お互いに気持ちよく仕事ができるものです。仕事をよりスムーズに進めるためにも、丁寧な英語表現を身に付け、使いこなしましょう。