英語の「敬語」「丁寧表現」を知ればビジネス英会話は円滑に!

ビジネスパーソンには、ビジネスシーンにふさわしい言葉遣いが求められます。同僚と世間話をするときでも、オフィスでは一定の節度を持った言葉遣いに努めるべきでしょう。
それは英語においても同じです。英会話でもビジネスパーソンとして適切なフレーズを使いこなせられれば、発言の説得力も増し、上司からも取引先からも一目置かれる存在になることができるでしょう。
この記事では、日本語の「敬語」にあたるような、ビジネスシーンにおける丁寧な英語表現についてご紹介します。

英語には日本語のような敬語がない?

英語には日本語のように厳格な敬語はありませんが、「丁寧」という概念がないわけではありません。年上・先輩・目上の人に対するときや、相手に配慮するときに使う表現は存在します。このような場合、日本語と同様に簡素な言い回しではなく長いフレーズになるのが一般的。遠回しに聞こえる表現ほど、丁寧の度合いは増すと考えて良いでしょう。

言い換えると、英語における丁寧語には段階があり、友人や同僚、年上、目上の人などで丁寧な表現を使い分けることがあります。表現や単語を変えることで丁寧さを表現するというコツをまずは押さえておきましょう。

時、場所、相手の関係性がポイント

英語の丁寧な表現においては、使い分けが重要です。ポイントとしては、時、場所、相手という3点から考えると良いでしょう。一言でいうとTPOわきまえるということになりますが、友人間で使われるシンプルな言葉やスラングをビジネスシーンで使うと失礼にあたるため、注意しましょう。

ビジネス英会話上の丁寧な表現

まず、対面のコミュニケーションで使える丁寧な表現をお伝えします。ビジネスパーソンとして適切な話し方ができるよう、頭に入れておきましょう。

お願いをするとき

「Please」では不十分

取引先や上司に何かを依頼するとき、「Please」では不十分です。「Please~」は、ビジネスでそのまま使うにはややぶっきらぼうな表現で、「絶対にお願いしたい」というニュアンスを含んでしまいます。
そのため、少し言葉を変えたり足したりして丁寧な表現にする必要があります。

丁寧さの段階

先述のとおり、丁寧さにはいくつか段階があります。実際に話す相手を想定して例文をご紹介しますので、シチュエーションに応じて使い方を確認しましょう。

友人に

Can (Will) you check this?
これチェックしてくれる?

同僚に

Can (Will) you please check this?
これチェックしてくれませんか?

Can (Will) you check this, please?
これチェックしてくれませんか?

Please check this.
これチェックしてくれませんか?

上司や目上の人に

Could (Would) you please check this?
こちらチェックしていただけますか?

Could (Would) you check this, please?
こちらチェックしていただけますか?

取引先の人に

Would it be possible for you to check this?
こちらチェックして頂くことは可能ですか?

このように、「Will you~?」は「Would you~?」、「Can you~?」は「Could you~?」と過去形にすることで、より丁寧さを出すことができます。特にビジネスシーンでは「Will you~?」や「Can you~?」でも失礼ではありませんが、過去形の「would」「could」を用いた方が良いでしょう。「would」は相手の意思、「could」は可能性を確認する意味合いがあります。

また、日本語の「よろしければ~」や「できれば~」に当たる、とても丁寧な表現があります。

例文

I was wondering if it would be possible for you to check my draft?
私の下書きをチェックしていただけないかと思っているのですが、どうでしょうか?

Do you mind if I come along?
同行してもよろしいでしょうか?

Would you mind waiting a moment?
少しお待ちいただけませんでしょうか?

「I was wondering if ~」「Do you mind ~?」は、「would」や「could」の文章と組み合わせるなどして、より丁寧な表現にするフレーズです。ほかにも日本語と同じ感覚で「I am sorry to ask you~(申し訳ありませんが~)」という言い方もあります

一見難しく感じるかもしれませんが、丁寧に表現する気持ちが伝わることも重要ですので、なるべくフォーマルな表現を優先的に覚えるのがおすすめです。間違えて丁寧な表現を同僚に用いたとしても、悪く感じることはないでしょう。

ビジネスに馴染む単語に変える

カジュアルな場面でも用いられる単語を、ビジネスシーンでうまく取り入れることも、何かを依頼する際には効果的です。以下のような表現は実際のビジネスシーンでも頻繁に用いられますので、ぜひ参考にしてみてください。

favor「お願い事、親切なこと」

例文

May I ask you a favor?
お願い事をしてもいいですか?

inquire「尋ねる」

例文

I'd like to inquire if you can check this.
これをチェックして頂けるかお尋ねしたいのですが
※askよりも固い表現

assist「力を貸す」

例文

Can you assist me to check this?
これをチェックするのを手伝ってもらえますか?
※helpよりもかたい表現

お礼を言うとき

自分の依頼を聞き入れてもらったときは、丁寧な表現でお礼を述べましょう。「Thank you.」の後に、「I really appreciate it.(感謝します)」「So kind of you.(ご親切に)」などを付け加えることで、より丁寧に感謝の気持ちを伝えられます。

例文

Thank you very much for accepting our offer. We really appreciate it.
私たちの提案を受け入れて下さり、ありがとうございます。感謝いたします。

Thank you a lot for helping me to finish the task. So kind of you.
仕事を終えるの手伝ってくださりありがとうございます。ご親切に。

断るとき

自分が依頼をされたときに丁寧に断るには、どのように言えば良いのでしょうか。引き受けられるときは「Sure.(いいですよ)」で良いですが、断る必要があるときは「残念ながら~」という意味になる「I’m afraid~」「Unfortunately,~」を使います。英語で誤解されがちな「はっきりと言う」強い言い方は避け、受けられなくて申し訳ないという気持ちを伝えることが大切です。

例文

I'm afraid it would be unlikely for me to finish the report today.
今日中にレポートを終わらせるのは難しいかと存じます

Unfortunately, I have another meeting at my client's, so I don't think I can attend today's meeting.
残念ですが、ほかに取引先でのミーティングが入っていますので、今日の会議には出席できそうにありません

また、「I’m sorry, but~(申し訳ありませんが~)」や「I wish I could, but~(できたらいいのですが~)」という表現もあります。

例文

I'm sorry, but I have to leave work early today.
申し訳ありませんが、今日は仕事を早く切り上げなければなりません

I wish I could help you, but I am not familiar with this kind of project.
できれば手をお貸ししたいのですが、こういうプロジェクトには不慣れでして

ビジネスメール上の丁寧な表現

相手の顔を見て話すときは、多少砕けた表現でも表情や声のトーンなどで丁寧に話していることが伝わります。しかし、メールは顔が見えない分、表現に気を配る必要があります。

お礼を言うとき

取引先に出すビジネスメールでは、相手が自分の会社の顧客であることへのお礼から文章を始めます。これは、日本語で言う「お世話になっております」に当たります。また、相手の返事に対する返信には、連絡してもらったことへの感謝を伝えましょう。

例文

Thank you for your continued support.
いつもお世話になり、ありがとうございます

Thank you for your reply.
お返事をいただき、ありがとうございます

I appreciate your quick follow-up regarding this project.
このプロジェクトに対する迅速なフォローアップに感謝いたします

お願いをするとき

また、依頼をするときには「would」や「could」がよく使われます。

例文

I would like to discuss the design changes for this product. Could we meet to discuss it within the next couple of days?
この製品のデザイン変更についてお話ししたく思います。数日内にお会いして、お話しさせていただくことは可能でしょうか?

Would it be possible to reschedule the meeting?
会議の日時を変更をすることは可能でしょうか?

社内のメールであれば疑問符で終わる質問でも十分ですが、顧客が相手のときは疑問文よりもピリオドで終わる文章のほうが適している場合があります。

例文

If possible, I would be happy to visit your company and explain the technical aspects regarding this new product.
もし可能でしたら御社へお邪魔して、こちらの新製品の技術的側面についてご説明したいと考えております

I was wondering if it would be possible to reschedule our meeting.
会議の日にちを変更させていただくことは可能でしょうか

I was hoping if you could give us one month extension.
納期を1カ月延長していただけましたら幸いです

断るとき

また、お断りするときのフレーズには「Unfortunately,~」のほか、「sorry/regret to inform~」などがあります。残念なお知らせをするときによく使われる表現です。

例文

We are sorry to inform you that we are not able to fulfill your request.
申し訳ありませんが、御社から頂いたご要請につきましてはお応えできない旨、ご連絡いたします

I regret to say that I am on business trip until the end of the week, and unable to attend the meeting.
申し訳ありませんが、今週末まで出張に出ておりまして、会議には出席できません

Unfortunately, we are not able to accept your offer at this moment.
残念ですが、現在は御社からのオファーはお受けできない状態です

返信を催促するとき

メールの文末で返信を依頼しなければならない場合、「kindly」という単語を足すと「何卒」という表現になります。
締め切りなどの日時を指定したい場合は、丁寧な中にもしっかりと伝わる書き方をしなければなりません。「At your earliest convenience」「prompt」などを使いましょう。また、緊急で対応してほしい場合は「as soon as possible」が使えます。

例文

We kindly request you to send your payment by May 1st, 2018.
2018年5月1日までにお支払いくださいますよう、何卒よろしくお願いいたします

Please respond to this e-mail at your earliest convenience.
ご都合がつき次第、このEメールにご返信くださいますよう、お願いいたします

I would appreciate your prompt reply.
早急にご返信をいただけますと幸いです

We would appreciate it if we could have your response as soon as possible.
至急お返事いただけましたら幸いです

丁寧な表現は、仕事をスムーズに進めるための潤滑油

「まだ初心者レベルなのに、敬語なんて…」と思われた方がいらっしゃるかもしれませんが、定型フレーズに当てはめるだけで、ビジネスシーンにふさわしい丁寧な英語表現を行うことが可能です。

そして何よりも肝に銘じて頂きたいのは、ネイティブの相手は「完全な英語を話すこと」を望んでいるわけではないということです。多少カジュアルな表現になってしまっても、「丁寧に話そうとしている姿勢」が伝われば、その意図を汲んでくれますので、まずは恐れずに覚えた表現を使ってみましょう。万が一失敗しても、気持ちや姿勢さえしっかりと表していれば、それによって関係性が壊れるということもありません。

丁寧な表現でやり取りができれば、お互いに気持ちよく仕事ができるもの。仕事をよりスムーズに進めるためにも、丁寧な英語表現を身に付け、使いこなしましょう。

「英語の成績は良かったのに話せない…」
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英語が話せないのは英語力が足りないのではなく、簡単に超えられるものを超えてないだけ!その理由についてまとめた記事「日本人が英語をいつまでも話せない理由 | 日本人特有の気質が原因?」をぜひ読んでみてください。
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1億人の英語 編集部

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