英語で丁寧に断る時のビジネス・メールで使えるフレーズ37選

英語で相手の誘いを断るとき、日本人が学校で習う表現には、「I’m sorry.」や「No thank you.」などがありますが、日本語同様、英語にも状況に合わせてさまざまな断り方の表現があります。また場面によっては、「NO（ノー）」という否定的な言い回しが相手にとって失礼にあたることも少なくありません。
相手の招待や要求を角を立てずにやんわりと断りたいときや、礼儀を保ちながらしつこい誘いをきっぱり断りたいとき、英語ではどのように表現すればよいのでしょうか。

お断りメールを作成するときのポイント

断るときは、明確に誘いや提案を「受けられない」ことを伝えましょう。その上で、相手の気分を害しない言い方や表現方法で、提案に沿えないことを残念に感じている点や、相手の提案に対して感謝の気持ちを伝えることが大切です。

まず、「Thank you.」などの感謝表現や「That sounds good.」といった肯定的なフレーズから始め、その上で断りの表現を伝えれば、相手にも好印象を与えられるようになります。

基本的な断りフレーズ

【例文】
Would you like more salad？
もう少しサラダはいかがですか？
– No, thank you. I’m full.
いいえ結構です。お腹がいっぱいなので
– Thanks. But no thank you.
ありがとう。でも大丈夫です

断りのフレーズとして最も有名なのは「No,thank you.」でしょう。「No,thank you.」のみで断ってしまうと相手に冷たい印象を与えてしまうので、一言理由を添えたりお礼を述べたりしたうえで断るのが一般的です。
【例文】
Would you like go for a drink?
一杯飲みに行きませんか？
– Sorry, I can’t go tonight because I’m busy.
すみません。今夜は忙しいので行けません。

断りの表現としてもう一つ一般的なのは「I can’t～」を用いた表現です。こちらも単純に「～できない」と伝えるのではなく、簡単でいいので理由を添えてあげましょう。

ビジネスシーンで使えるお断りフレーズ

フォーマルな場面で丁寧に断る

商談や会議において、相手に不快感を与えずに丁寧に断るには、親しい人に対する表現とはまた違った、断りの前置きを必要とします。
【例文】
We regret that we cannot accept your proposal.
残念ながら、そちらのご提案をお引き受けすることはできません

「We regret」は「後悔している」という意から、「残念ながら」という気持ちを表現する際によく用いられます。フォーマルな場面で使える丁寧表現なので、ぜひ覚えておきましょう。

また最初に明確に断りの言葉を述べてから、理由を後付けする表現もあります。
【例文】
I am unable to make it due to a prior commitment.
先約がございますので、それはかないません

「a prior commitment」は「先約」という意味で、スケジュールが合わないときに使いやすい便利表現です。また、理由を伝えるフレーズとしては、to不定詞を使う「due to～」のほか、「because of～」でも代用できます。

最後に、断りの申し出を受けてくれた相手にお礼の言葉を伝えましょう。
【例文】
Thank you for your kind understanding.
ご理解いただきありがとうございます

親しい人に対して丁寧に断る

会社の部署内や同期など、気を使わない相手に対して丁寧に断るときは、以下のようなフレーズを使ってみましょう。
【例文】
Thank you, but I can’t.
ありがとう。でもできません

【例文】
That sounds interesting, but I won’t join it.
面白そうだね。でも今回はやめておきます

やんわりと断る英語フレーズ

同僚や友人など、近しい人の誘いや頼みを遠回しに断りたいときもあるでしょう。ここでは明確に「NO」と言わず、やんわりと断るフレーズを厳選してご紹介します。

やんわりと断るときのポイント

やんわりと断るには、相手への気遣いを感じさせる英語表現を使うことが大切です。婉曲表現を巧みに使い、本当は誘いを受けたいけれど残念ながらできない、という気持ちを伝える必要があります。

できるだけ前向きに考えていることを伝えて断る

もし仮にあまり気が進まない誘いだとしても、前向きに考える意思を伝えて断ることで、相手に与える印象もまったく変わってきます。日本と同様で使いすぎには注意ですが、以下のような表現を覚えておくと何かと便利でしょう。

【例文】
Sounds good. I’ll think about it.
それは良いですね。考えてみます。

【例文】
I’ll try to arrange my schedule.
スケジュールを調整してみます。

遠回しに断る

残念な気持ちを込めて、遠回しに断るには、以下のフレーズが使えます。
【例文】
I’m afraid that we cannot adjust the schedule.
スケジュールが調整できないかなぁ

「I’m afraid that～」というフレーズは「～かもしれない」という日本語になります。類似表現の「may」を使うよりも断るニュアンスを出すことができ、「I’m afraid that～」以降に続くことは変更できないけれど、残念に感じているという意味合いになります。

「may」も「かもしれない」という意味合いがありますが、「I may not be able to go.（行けないかもしれない）」と伝えても、「行くつもりだけど行けないかもしれない」というニュアンスが強くなり、どっちつかずの印象になります。肝心の返事が留保されているように聞こえるため、断る際には使わないほうが良いでしょう。

「次は行くから」という前向きな表現で断ることも有用です。次の機会を楽しみにしているというニュアンスが伝わるため、相手の気分を害する心配もありません。
【例文】
I’ll take a rain check on that.
また今度誘ってください

相手への配慮を表して断る

どれだけ婉曲表現を使って断ったとしても、断る理由がなければ、相手も判然としません。そこで、クッションフレーズとなる謝罪表現でお詫びをした上で、断る理由を添えて説明するようにしましょう。
【例文】
I’m sorry, but I have too much work to finish by next week.
申し訳ないけど、来週までに済ませなきゃならない仕事が山のようにあるんだ

このように、「I’m sorry」の後に「but」を続けることで、理由を添えることができます。

そのほか、代表的な理由には「I’m busy in doing.（～で忙しい）」や「I’m in the middle of something.（取り込み中なんだ）」「I don’t have the time to.（時間が取れない）」などというフレーズもあります。さまざまなシーンごとに使える表現なので、ぜひ覚えておきましょう。

残念な気持ちを表して断る

「本当は誘いを受けたいんだけれど残念ながらできない」というケースもあるでしょう。このような場合には、英語の仮定法を用いて誘いを受けたい気持ちを素直に表現しましょう。
【例文】
I wish I could, but I have another job.
できるならしたいんだけど、他の用事があるんだ

【例文】
I’d love to but I have something to do tonight.
ぜひやりたいんだけど、今夜は用事があるんだ

仮定法は、現実とは正反対の事柄を述べることで「それがかなったら良いなぁ」というニュアンスを出す表現です。少々大げさになりますが、「I wish」を「If only」に言い換えると、より断るのを残念に思っている印象になります。
【例文】
If only I could, but I have already made a plan for a trip.
できたらいいのになぁ、でもすでに旅行の予定を入れているんだ

きっぱり断る英語フレーズ

しつこい営業の電話や気乗りしない誘いなど、はっきり「NO」と伝えなければならない場面もあります。「はっきりと断る気持ち」を示せるフレーズも押さえておきましょう。

きっぱり断るときのポイント

まずは、言葉と態度で提案に興味がなく、誘いを受けたくないことをしっかりと伝えましょう。言葉では拒否していても、遠慮がちな態度をとっていると、相手が誤解してしまうかもしれません。また、肯定文やどちらにも取れる表現で、自分の意思を曖昧に伝えるのも危険です。両義的な表現をすると、揚げ足を取られたり、話がこじれたりする恐れがあるので避けましょう。相手の誘いや提案を断固として断りたいときには、以下のフレーズが有効です。

営業電話をはっきり断る

会社にかかってきた営業の電話を丁重に断りたいときは、次のようなフレーズを使ってみてください。
【例文】
We are not interested.
興味ありません

【例文】
We don’t need those kind of product.
そのような商品は必要ありません

このケースで大切なのは、不用意に理由を言わないことです。曖昧な理由を伝えると、話を広げられるきっかけになりかねません。非情に感じるかもしれませんが、相手の取り付く島がないくらい、きっぱりと断りましょう。

興味のない誘いをはっきり断る

親しい間柄でも、しつこい誘いをはっきり断りたい場面もあるでしょう。強めのフレーズで拒否感を示すと、自分の本意を伝えられるでしょう。
【例文】
Sorry, I cannot make it.
ごめん、それは無理

「やんわりと断る」でご紹介したフレーズの「but」を抜いたパターンですが、それだけで相手への配慮よりも自分の意思をストレートに伝えるニュアンスが強くなります。
【例文】
I absolutely refuse.
絶対に嫌です

【例文】
Certainly not.
絶対に駄目です

明確な拒絶を示すフレーズですが、「absolutely」や「refuse」は気心知れた友達など本当に親密な間柄にしか使うことができないくらい、過激な印象を与えるため、状況別にしっかり使い分けることが必要です。
ビジネスの場面でうっかり使ってしまうと、横柄で礼節を欠く行為と取られる可能性が高いので注意しましょう。

断りを入れた時のフォロー

相手の提案を断った際には、何か言葉を添えてフォローすると印象も柔らかくなります。

代替案を出す場合

【例文】
If it were tomorrow, I would go.
明日だったら行くんだけど

【例文】
How about tomorrow instead of today.
今日じゃなくて明日はどうですか？

【例文】
May I take a rain check?
またの機会にお願いします

※take a rain checkは「またの機会に」という慣用表現
代替案を提示する際には、仮定法を使うと便利です。「If??＋S ＋動詞の過去形, S＋would＋動詞の原型」が仮定法の基本となるので、ぜひマスターしておきましょう。How about ～？という表現で具体的な代替案を提示するのも効果的です。

お断りしたことへのお詫びをする場合

【例文】
Sorry I couldn’t make it although you invited me.
誘ってくれたのに行けなくてごめんなさい

【例文】
Sorry for any inconvenience.
ご迷惑をおかけしてごめんなさい

【例文】
I hope we can meet at another time.
また別の機会にお願いします

断ることへの謝罪を一言入れるだけでも、相手に与える印象は大きく変わってきます。相手に不便をかけてしまったことや、次の機会に期待することなどをフォローとして付け加えると良いでしょう。

カジュアルに断る場合

同僚をはじめ、比較的親しい間柄の人に対しては以下のようなカジュアルな返答も可能です。
【例文】
can’t make it.
無理

【例文】
I will pass.
パスします

【例文】
Maybe some other time.
また別の機会に

【例文】
Nope
いやだ

【例文】
No circumstances.
絶対いやだ

【例文】
When pigs fly!
絶対いやだ

※直訳すると「豚が空を飛んだら」という意味で、可能性がまったくもって無いことを表します。

ビジネスメールで使う断りフレーズ

日常シーンだけでなく、ビジネスシーンで断る場面も出てくることでしょう。特に今後も取引があるような相手に対しては、印象を損ねずに断ることが大切です。

メールで丁寧に断る

ビジネスメールなどの文面で、取引先の提案を丁寧に断るフレーズをご紹介します。「NO」と伝えつつも、必ずフォローを入れるよう気をつけてください。

【例文】
Unfortunately, we are unable to agree with your proposal.
残念ながら、そちらもご提案に同意することはできません

「unfortunately」というフレーズは「We regret～」に比べると、口語では少し堅苦しい印象の形式ばった表現になりますが、お断りメールの中では「あいにく」や「残念ながら」など、敬語表現の一種としてしばしば使われます。相手へのフォローには以下のフレーズを使ってみましょう。
【例文】
We are sorry to turn down this proposal.
こちらのご提案をお断りして申し訳ございません

このように先に謝罪表現を使って残念に思う気持ちを伝えた上で、断る理由を添えます。断る表現として、「turn down」を使うと、「refuse」や「reject」よりも柔らかい印象を与えられます。

メールの末尾には、期待を込めて次のように記載すると良いでしょう。
【例文】
I am looking forward to working with you another time.
次回こそ、仕事でご一緒できることを楽しみしております

ビジネスメールで気を付けるべき表現

以上の例文を見てもお分かりの通り、ビジネスにおいて断る際は、できるだけ丁寧な表現を用いることが大切です。日常会話であれば「Sorry」だけで問題ありませんが、ビジネスシーンでは「I’m afraid」のように謙遜する姿勢を忘れてはいけません。

逆にこちらから何か提案する際は、「How about～？」だけでなく、「Would you like～？」などを用いるのがおすすめです。少し遠回しに聞こえるかもしれませんが、ビジネスシーンでは、少しでも丁寧な言い回しを使うことを意識してみてください。

断るときは理由を添えて、誠意を示そう

誘ってくれた相手と良好な関係を保つためには、相手のオファーを断る理由を必ず添えることが大切です。どれだけ技巧的なフレーズを使っても、理由がなければ相手は不信感を抱く恐れがあります。反対に、「I’m sorry, but～」のような単純なフレーズでも、きちんと理由を伝えるだけで、相手に誠意を示すことが可能です。
丁寧に、やんわりと、相手に不快感を与えないように断るフレーズは多岐にわたります。状況や自分の心情に合わせて、適切な表現を使いましょう。