ビジネスにおいて会議は欠かせないものですが、ビジネスシーンで英語を使うという人は、いずれ英語で会議案内のメールを作成したり、参加の可否を返信したりする機会も出てくることでしょう。会議案内を作成する際は、とにかく丁寧かつ誠実に情報をまとめることが、逆に会議案内を受信した際には、迅速に返信することがポイントとなってきます。
初めのうちは難しく感じるかもしれませんが、ビジネスメールと同じように決まりきったパターンがあるので、しっかり形を覚えてしまえば決して難しいものではありません。この記事ではすぐに実践で使える便利な例文をご紹介しますので、ぜひ参考にして下さい。
英語メールで会議を案内する
英語での会議を案内するときは定番のフレーズを覚えておくと便利です。ポイントごとに確認していきましょう。
日時・場所を伝える
会議を開くという表現には、「hold a meeting」がよく使われます。
holdを「have」「set up」「arrange」などに変えても同様の意味となります。
「schedule（～を予定する）」の単語を使って以下のように書くこともできます。
例文
3月20日火曜日に会議を予定しています
また、「We have scheduled the meeting on～」でも同様の意味になります。
日付は「Tuesday, the 20th of March」とするのが正式ですが、「Tuesday, March 20」という形でもEメールなら問題ありません。
例文
3月20日火曜日の午前11時より、弊社の会議室で会議を行います
日程の候補日から選んでもらう場合
複数の日程から選んでもらう際には、以下の文章に当てはめてみましょう。
例文
以下の日付・時間から、出席可能なものをお知らせください
・21st Mon 9:00-10:00
・22nd Tue 10:00-11:00
・23rd Wed 11:00-12:00
「出席可能かどうか」というニュアンスは、availability「可用性」という便利な単語一つで表すことができます。さらに期限を設けたい場合には、文末にbyを付けて日付を明記すれば良いでしょう。
議題を伝える
議題は「agenda」です。会議の内容は箇条書きにすると伝わりやすくなります。
例えば、以下の3つの議題について会議をする際の表現を見てみましょう
各部門からの営業報告
新しい商品について
新たな課題
Sales figure report from each department
About new product
New assignment
注意事項を伝える
時間厳守、全員参加などの注意事項を伝える際に使えるフレーズも確認しておきましょう。
時間厳守と伝える
時間を守るように伝える場合は、次のフレーズを使いましょう。
例文
Please be on time.
「punctual（時間に正確な）」「be on time（時間に間に合う）」を使うことで、それぞれ「時間厳守でお願いいたします」という意味になります。
全員出席と伝える
参加者全員出席を促したい場合は、以下のように伝えます。
例文
会議への出席は義務です
「Attend（出席する）」の名詞形、「attendance（出席）」を使った表現です。「mandatory（義務的な、強制の）」を使うと、参加を要請するニュアンスを伝えられます。
とはいえ、相手がどうしても参加できない場合もあります。そのときは、「緊急の要件がない限りは」と最後に加えると良いでしょう。次のような表現になります。
例文
緊急の案件が入らない限りは、全員出席でお願いします
メールでの回答を求める
欠席連絡を促す際は「be absent（欠席する）」の名詞形「absence（欠席）」を使い、以下のように表現します。
例文
欠席の場合は3月3日までに、理由とともに私まで連絡してください
会議の候補日をいくつか提示したら、以下の文章で参加者に返信を促すことができます。
例文
15日までに参加可能な日をお知らせください
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電話会議・Web会議の案内
続いては、近年一般的になってきた電話会議やWeb会議に使うことのできる英文メールのフレーズをご紹介します。
電話会議の案内
例文
9時になったら0123-45-6789に電話してくてください
Please connect to 0123-45-6789 by 9:00.
9時までに0123-45-6789に接続してください
Web会議の案内
例文
9時に～（URL）へアクセスしてください
Please log in to Skype at 9:00.
9時にSkypeにログインをしてください
Please let me know your ID in advance.
事前にIDを教えてください
「事前に」は英語でin advanceと表現します。同様にBeforehand「前もって」という単語もビジネスシーンでは非常に便利ですので、覚えておくと良いでしょう。
会議の予定をキャンセル・延期する場合
万が一、何かしらの都合で会議の予定をキャンセルまたは延期しなくてはならない場合には、以下の文章で参加者にその旨を通知することができます。
例文
不測の事態により、会議は25日にリスケジュールされました
開催日時の代替案が決まっている場合にはbe rescheduled for～「～にリスケジュールされる」という英語を用いると便利です。同様にput off、postponedといった「延期された」という意味の表現を使っても良いでしょう。
もし具体的な開催日程が未定で、取り急ぎ延期やキャンセルの旨を伝える際にも、同様にrescheduleという動詞を使うことができます。
例文
また後日、日程を改めて連絡します
会議案内への返答
ここまで会議案内を作成する立場から英文をご紹介してきましたが、ここからは逆に会議案内のメールを受け取ったという想定で、便利な英語のフレーズをご紹介します。返事の内容に応じて、下記の文章を参考にして下さい。
【参加する】
例文
会議に出席致します
I am writing you to confirm my attendance to the meeting.
会議に出席致します。
【候補日の提示に限定して返答する】
例文
21日のみ、参加可能です
【日時と場所を再確認する】
例文
1月23日の午後3時からの会議に出席致します
※日時を改めて表記することで、日時を念押しすることができます。
【日時や場所の変更を依頼する】
例文
26日に変更して頂くことは可能ですか？
【欠席する】
例文
残念ながら、会議には欠席いたします
I am unable to attend the meeting due to the prior appointment.
先約のため、会議に出席することはできません
【遅刻する】
例文
会議には遅刻いたします
英語での会議案内メールは誠実さが大事！
会議案内のメールに使うことのできる表現をご紹介してきましたが、これらの表現を自分なりに組み合わせさえすれば、いとも簡単に会議案内のメールを英語で作成することができます。会議案内は丁寧に伝えることが大切ですので、できるだけ誠実な表現を心がけ、相手に読みやすい文体を心がけましょう。円滑なコミュニケーションのために〆の言葉も付けておくのも効果的です。
会議案内のメールを受け取った際には、素早く誠実な対応をするのが信頼のもと。ビジネスの基本ではありますが、迅速な返信ができるよう、ぜひ記事中の便利な表現を活用してみてくださいね！
