英語での会議案内メールの書き方・返信フレーズ

英語での会議案内メールの書き方・返信フレーズ

ビジネスにおいて会議は欠かせないものですが、ビジネスシーンで英語を使うという人は、いずれ英語で会議案内のメールを作成したり、参加の可否を返信したりする機会も出てくることでしょう。会議案内を作成する際は、とにかく丁寧かつ誠実に情報をまとめることが、逆に会議案内を受信した際には、迅速に返信することがポイントとなってきます。

初めのうちは難しく感じるかもしれませんが、ビジネスメールと同じように決まりきったパターンがあるので、しっかり形を覚えてしまえば決して難しいものではありません。この記事ではすぐに実践で使える便利な例文をご紹介しますので、ぜひ参考にして下さい。

英語メールで会議を案内する

英語での会議を案内するときは定番のフレーズを覚えておくと便利です。ポイントごとに確認していきましょう。

会議案内メール例文

件名の書き方

件名は簡潔で分かりやすいことを意識し、相手が一目で内容を理解できるようにすることが大切です。文章で書くのではなく、単語を中心に並べるようにしましょう。

書き出し文

冒頭にはDear「親愛なる」、Mr./Ms.「～様」などの敬称を付けたうえで、宛先を明記します。不特定多数に送る場合にはTo whom it may concern「関係者各位」としても良いでしょう。

メールの本題を伝える表現としては以上のようなものが挙げられます。もっと詳しく知りたい方は『英語メールの「書き出し」ルールとマナー | すぐ使えるフレーズ集』（https://english-for-japanese.net/188/）も併せてチェックしてください。

日時・場所を伝える

会議を開くという表現には、「hold a meeting」がよく使われます。
holdを「have」「set up」「arrange」などに変えても同様の意味となります。
「schedule（～を予定する）」の単語を使って以下のように書くこともできます。

また、「We have scheduled the meeting on～」でも同様の意味になります。
日付は「Tuesday, the 20th of March」とするのが正式ですが、「Tuesday, March 20」という形でもEメールなら問題ありません。

日程の候補日から選んでもらう場合

複数の日程から選んでもらう際には、以下の文章に当てはめてみましょう。

「出席可能かどうか」というニュアンスは、availability「可用性」という便利な単語一つで表すことができます。さらに期限を設けたい場合には、文末にbyを付けて日付を明記すれば良いでしょう。

グループウェアで予定を設定

近年はグループウェアを活用してスケジュールを組む方も多いことでしょう。その際には、下記の例文に当てはめれば簡単にメールを作成することができます。

議題を伝える

議題は「agenda」です。会議の内容は箇条書きにすると伝わりやすくなります。
例えば、以下の3つの議題について会議をする際の表現を見てみましょう

注意事項を伝える

時間厳守、全員参加などの注意事項を伝える際に使えるフレーズも確認しておきましょう。

時間厳守と伝える

時間を守るように伝える場合は、次のフレーズを使いましょう。

「punctual（時間に正確な）」「be on time（時間に間に合う）」を使うことで、それぞれ「時間厳守でお願いいたします」という意味になります。

全員出席と伝える

参加者全員出席を促したい場合は、以下のように伝えます。

「Attend（出席する）」の名詞形、「attendance（出席）」を使った表現です。「mandatory（義務的な、強制の）」を使うと、参加を要請するニュアンスを伝えられます。

とはいえ、相手がどうしても参加できない場合もあります。そのときは、「緊急の要件がない限りは」と最後に加えると良いでしょう。次のような表現になります。

メールでの回答を求める

欠席連絡を促す際は「be absent（欠席する）」の名詞形「absence（欠席）」を使い、以下のように表現します。

会議の候補日をいくつか提示したら、以下の文章で参加者に返信を促すことができます。

電話会議・Web会議の案内

続いては、近年一般的になってきた電話会議やWeb会議に使うことのできる英文メールのフレーズをご紹介します。

電話会議の案内

Web会議の案内

「事前に」は英語でin advanceと表現します。同様にBeforehand「前もって」という単語もビジネスシーンでは非常に便利ですので、覚えておくと良いでしょう。

会議の予定をキャンセル・延期する場合

万が一、何かしらの都合で会議の予定をキャンセルまたは延期しなくてはならない場合には、以下の文章で参加者にその旨を通知することができます。

開催日時の代替案が決まっている場合にはbe rescheduled for～「～にリスケジュールされる」という英語を用いると便利です。同様にput off、postponedといった「延期された」という意味の表現を使っても良いでしょう。

もし具体的な開催日程が未定で、取り急ぎ延期やキャンセルの旨を伝える際にも、同様にrescheduleという動詞を使うことができます。

その他の表現

その他には、下記のような表現を覚えておくと、会議の際には役立ちます。

会議案内への返答

ここまで会議案内を作成する立場から英文をご紹介してきましたが、ここからは逆に会議案内のメールを受け取ったという想定で、便利な英語のフレーズをご紹介します。返事の内容に応じて、下記の文章を参考にして下さい。

【参加する】

【候補日の提示に限定して返答する】

【日時と場所を再確認する】

※日時を改めて表記することで、日時を念押しすることができます。

【日時や場所の変更を依頼する】

【欠席する】

【遅刻する】

リマインダーの送信

重要な会議であれば、会議の1～2日前に念のためリマインダーを送信すると安心です。「リマインダー」はそのままreminderという英単語を用いることができます。

英語での会議案内メールは誠実さが大事！

会議案内のメールに使うことのできる表現をご紹介してきましたが、これらの表現を自分なりに組み合わせさえすれば、いとも簡単に会議案内のメールを英語で作成することができます。会議案内は丁寧に伝えることが大切ですので、できるだけ誠実な表現を心がけ、相手に読みやすい文体を心がけましょう。円滑なコミュニケーションのために〆の言葉も付けておくのも効果的です。

会議案内のメールを受け取った際には、素早く誠実な対応をするのが信頼のもと。ビジネスの基本ではありますが、迅速な返信ができるよう、ぜひ記事中の便利な表現を活用してみてくださいね！