もう英語の会議は怖くない！会議開催メールの文例と会議中の話し方

英語の会議に参加するときのポイント

英語の会議に参加するときは、テーマに合わせて準備をすることで相手の発言に対する理解度が格段に上がります。参加前に押さえておきたいポイントを確認しましょう。

キーとなる英単語をチェックする

最初から完璧を目指す必要はありません。まずは意見の主旨となる英単語を聞き取り、相手が言わんとしていることを理解するように努めましょう。特に、結論は何かを聞き取ることが大切です。そのためには、議題になりうるキーワードについて、英語ではどのように表現されるかを事前にチェックして会議に臨むと良いでしょう。

定番フレーズを覚える

会議中に何が話されているかを把握するために定番フレーズを覚えましょう。例えば本題に入るときには、「Let’s get down to business.（本題に入りましょう）」や、「Let’s get started.（始めましょう）」というフレーズが使われます。知っておくと、「いよいよ議題に入るな」と気が引き締まり、集中力を高められます。英語だからといって受け身にならず、「in my opinion～（私の意見では～）」と発言してみましょう。

では次に、会議でよく使われる英語のフレーズをご紹介していきます。

英語メールで会議を案内する

英語での会議を案内するときは定番のフレーズを覚えておくと便利です。ポイントごとに確認していきましょう。

日時・場所を伝える

会議を開くという表現には、「hold a meeting」がよく使われます。
holdを「have」「set up」「arrange」などに変えても同様の意味となります。
「schedule（～を予定する）」の単語を使って以下のように書くこともできます。

The meeting has been scheduled for Tuesday, March 20.
（3月20日火曜日に会議を予定しています）

また、「We have scheduled the meeting on～」でも同様の意味になります。
日付は「Tuesday, the 20th of March」とするのが正式ですが、「Tuesday, March 20」という形でもEメールなら問題ありません。

We have scheduled the meeting on Tuesday, March 20 at 11 a.m. in the conference room at our company.
（3月20日火曜日の午前11時より、弊社の会議室で会議を行います）

議題を伝える

議題は「agenda」です。会議の内容は箇条書きにすると伝わりやすくなります。
例えば、以下の3つの議題について会議をする際の表現を見てみましょう

議題：

• 各部門からの営業報告
• 新しい商品について
• 新たな課題

Agenda:

• Sales figure report from each department
• About new product
• New assignment

注意事項を伝える

時間厳守、全員参加などの注意事項を伝える際に使えるフレーズも確認しておきましょう。

時間厳守と伝える

時間を守るように伝える場合は、次のフレーズを使いましょう。

Please be punctual.
Please be on time.

「punctual（時間に正確な）」「be on time（時間に間に合う）」を使うことで、それぞれ「時間厳守でお願いいたします」という意味になります。

全員出席と伝える

全員出席を促したい場合は、以下のように伝えます。

Attendance for this meeting is mandatory.
（会議への出席は義務です）

「Attend（出席する）」の名詞形、「attendance（出席）」を使った表現です。「mandatory（義務的な、強制の）」を使うと、参加を要請するニュアンスを伝えられます。

とはいえ、相手がどうしても参加できない場合もあります。そのときは、「緊急の要件がない限りは」と最後に加えると良いでしょう。次のような表現になります。

All members, attendance for this meeting is mandatory as long as no other urgent matters occur.
（緊急の案件が入らない限りは、全員出席でお願いします）

欠席連絡について伝える

また、欠席連絡を促す際は「be absent（欠席する）」の名詞形「absence（欠席）」を使い、以下のように表現します。

Please contact me with reason for your absence by March 3.
（欠席の場合は3月3日までに、理由とともに私まで連絡してください）

英語で行われる会議で発言するときのフレーズ

会議で発言を重ね、相手に意見が伝わっていくと自信につながっていきます。定番フレーズを覚えて、どんどん発言していきましょう。

自分の意見を伝える

自分の考えを伝えるうえで、「I think～（考えます）」は定番ですが、ここではもう少しビジネスライクなフレーズをご紹介します。
英語の会議では、よく以下のような表現が使われます。それぞれ英単語の意味は異なりますが、自分の意見を伝える際の決まり文句のため、押さえておきましょう。

• in my opinion（私の意見では～）
• from my point of view（私の見解では～）
• from my perspective（私の見方では～）

In my opinion, we have to increase sales promotion.
（私の意見では、セールス施策をもっと強化しなければなりません）

From my point of view, it’s crucial for businesses to invest in e-commerce.
（私の見解では、企業がeコマースに投資することは重要だと思われます）

From my perspective, we need to cut costs.
（私の見方では、経費削減が必要です）

I suggest hiring outside consultants for the company to operate more efficiently.
（より効率的に業務を遂行するため、外部コンサルタントの雇用を提案します）

「suggest～ing（提案する）」 の代わりに、「recommend～ ing（勧める）」を使っても同様の意味合いになります。

また、発言の許可を求める場合は、以下のようなフレーズを使ってみましょう。

Can I say something？
（発言しても良いでしょうか？）
Can I add something？
（付け足してもよろしいでしょうか？）

「Can I～」の代わりに、「May I ～」を使うと、より丁寧な印象になります。話を遮らなければならないときは、「interrupt（邪魔をする）」を使うときもあります。

May I interrupt？
（ちょっといいですか？）

相手の意見に賛成する

相手と同意見のときに、賛成の意思を示すフレーズをご紹介します。相手の顔を見て、うなずきながらしっかりと同意を示しましょう。

I agree with you.
（あなたの意見に賛成です）

I am with you.
（私はあなたに同意します）
※「あなたと一緒にいます」の意味が転じて「同意します」という意味合いになります。

Exactly.
（その通りです）

I feel the same as you on this.
（同意見です）

I couldn’t agree with you more.
（ご意見に全く賛成です）

「I couldn’t agree with you more.」は二重否定のため、会議の英語に慣れないうちに使うのはおすすめしません。途中で言い淀んでしまうと、否定の意味にとらえられてしまうおそれがあるからです。しかし、先方が使う可能性もあるため、覚えておくと良いフレーズです。

相手の意見に反対する

反対意見を伝える場合には、「I am afraid～」という表現が便利です。「恐れ入りますが」というニュアンスを含められるため、自分が納得していないことが伝わりやすくなります。

I’m afraid I can’t agree with you on that one.
（恐れ入りますが、その考えには賛成いたしかねます）

I’m afraid I have to disagree with you.
（残念ながら、賛成できかねます）

I am afraid that might not be the case.
（残念ながら、そうとも言い切れません）

そのほかの反対意見を示す表現を見ていきましょう。

I understand what you’re saying, but I think the strategy is not effective at this time.
（おっしゃる意図は理解できますが、現時点ではまだ早い施策ではないかと思われます）

My opinion is bit different.
（私の意見は、少し異なります）

I have to point out that this is veering away from our current focus.
（今回の目的と、多少ずれてはいないでしょうか？）

「point out（指摘する）」を使った表現です。「have to～（しなければならない）」と組み合わせることで「指摘せざるを得ない」という意味となり、反対意見であることを伝えられます。

日本人は、反対意見のときも癖でうなずく人がいますが、外国人が混乱する原因になるため控えましょう。うなずく癖のある人が反対意見を言うときは、頭を傾げたり、指をあごに添えたりして、納得していないという姿勢を示すことも大切です。

こちら側の参加者を伝える

We have ◯◯, and my boss, ◯◯, and my assistant, ◯◯ attending this meeting.
(今日の会議には私◯◯と、上司の◯◯、アシスタントの◯◯が参加しています)

ミーティングへの出席者は、参加者全員を漏れなく伝えましょう。その際に、どういった役職なのかについても付けることにより、相手側にも伝わりやすくなります。

代理出席を伝える

He will go to the meeting on behalf of me.
(私の代わりに彼が出席します。)

急な欠席者が出て、代理出席をする場合もあるでしょう。その場合には、「on behalf of ～」「～の代わりに」という表現が有効です。

電話会議で使われるフレーズ

I’d like to talk about～
(～について話したいのですが)

電話会議での頻出の言い回しです。aboutは前置詞ですので、直後には名詞を入れて使いましょう。

進行役になった場合によく使うフレーズ

We’ll get started in a few minutes.
（あともう少しで始めます。）

電話会議の開始前、出席者が全員揃っているかが見えにくいことから、こうしたアナウンスも時間通り始める上で効果的です。また、何らかの理由で遅れている人の確認にもなります。

Can we arrange another meeting for next week?
(来週に再度の会議はいかがでしょうか。)

次の日程を決めることも大切です。「arrange」には「取り決める、調整する」という意味がありますから、このフレーズが有用です。

会議をスムーズにするためのポイント

スモールトークについて

はじめから議題に入るのではなく、場を和ませる、切り替えるという意味で、スモールトークを上手に行いましょう。

It’s so happy to see you again.
(またお会いできてとてもうれしいです。)

などと冒頭に入れるとよいです。

話の聞き方、会議の臨み方

対面ではないので難しさはありますが、会議室の風景を相手側にリアルタイムで流すことも多いですから、マナーとして失礼のないよう、メモを取るなどの行動をとりましょう。

議事録の書き方

議事録はとても大切ですが、参加者全員の発言すべてを残すことは現実的ではありません。最低限、「日時、参加者、テーマ、本日の目標、議事メモ(議論・質疑応答)、決定事項、残タスク、次回日程」は記載するようにしましょう。

会議についていけなくなったら

どんなに周到に準備をしていても予想外のことは起きるものです。英語の会議についていけなくなったときに役立つ例文も確認しておきましょう。

会議内容を確認する

英語の会議で状況を確認したいときは、自分の認識が合っているかを問う表現を使ってみましょう。

My understanding is that we will reconsider about this topic, am I right？
（本議題については、再検討が必要だという認識でよろしいでしょうか？）
So far, what we had agreed on is～ am I correct？
（現時点で決まったことは、～でよろしいでしょうか？）

「Am I right？」や「Am I correct？」は、「私は正しいですか？」という意味で、よく使われる表現です。自分の理解を述べて「Am I correct？」と最後に付け加えるだけです。もう少しかしこまったフレーズとして、以下のような言い方もできます。
Am I right in thinking that ～？（～と考えて間違いないですか？）

発言内容がわからないことを伝える

ビジネスでは、わからないポイントを明確にしておくことが大切です。
「要旨がつかめていないので再確認したい」ということを、以下のフレーズを使って伝えましょう。

Would you mind telling me about ～ again？
（～について、もう一度話していただけますか？）
I am sorry to say that I am not able to follow what you have said.
（申し訳ないのですが、今お話しの内容が十分に理解できておりません）
Could you please explain it again？
（もう一度説明していただけますか？）

単に発言が聞き取れなかった場合に「I didn’t understand. （理解できませんでした）」は使われません。相手の意見内容に納得できないという意味で伝わる可能性があるためです。
単に聞きにくかったり、英語が理解できなかったりする場合には「もう一度言ってほしい」という表現や、「follow（追う）」を使って、「（話の意味が）追えなかった」という表現をすると自然です。

英語の会議は、事前の準備がモノを言う！

英語の会議であろうと、参加するからには遠慮は禁物です。頻出が予測される英単語をリストアップし、フレーズを頭に入れておけば、尻込みする必要はありません。大切なことは、自分の意見をきちんと相手に伝えることです。相手の発言がわからない場合は、確認する、反対意見の場合ははっきりと伝えることを意識して参加しましょう。場数を重ねていくことで、英語の会議にも慣れ、言葉の壁を超えて論を交わすことができるはずです。

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