【英語の手紙】を書く時に使える基本の書式とフレーズ

2020年7月4日

黒板に白チョークで手紙の絵をたくさん描いている画像

メールやメッセージなどが主流のいま、手紙の価値が再注目されつつあります。特に大事な人に大事なことを伝えるときには形に残すことができますし、何より手紙を送るという特別感があって素敵ですよね!

しかし同時に、英語で手紙を書きたいけど書き方がわからないと困っている方も多いことでしょう。そこでこの記事では、英語で手紙を書くための書式やフレーズを詳しく解説します。

どんなルールやマナーがあるのか、どんな挨拶や結びの言い回しがあるのかさえ身に付ければ、初心者でも簡単に手紙を書くことができますよ!

手紙はどんな時に書く?

手紙に書く内容を考えている女性

ビジネス・プライベートにおける手紙とは?


まず初めに、どんなシーンにおいて手紙を書くことが多いのでしょうか。ビジネスシーン、プライベートシーンに分けて考えてみましょう。

ビジネス

メールが主流のビジネスシーンにおいては、手紙はかなり特別な場面でしか用いられません。何か大きなミスをした時の謝罪、大きなプロジェクトが終わった時の御礼などが代表的な例で、些細なことで手紙を書くのはあまり一般的ではありません。

また、何か書類や商品などを送る際に、送付状として手紙を書くことも一般的です。送付状は基本的に書くことは決まっているので、一度フォーマットを作ってしまえば何度でも繰り返し活用することが可能です。

プライベート

プライベートでは何か特別なメッセージを伝えたいときに手紙を用います。結婚や出産などのお祝い、合格祝い、ラブレター、お別れの言葉など、ライフイベントや特別な近況報告に使われるのが一般的です。

こうしたメッセージは形として一生残るだけでなく、受け取った側も嬉しい気持ちになりますね。メールやメッセージでは感じることのできない独特な温もりが、手紙が人気を集めている大きな理由と言えるでしょう。

基本的な書き方

それでは具体的にどのようにして英語で手紙を書けば良いのでしょうか?まずは書式フォーマットから押さえておきましょう。書くべき項目としては、以下の7つが基本となります。

  • レターヘッド
  • 手紙を書いた日付
  • 宛名
  • 相手の名前を呼びかける
  • 本文
  • 結び
  • 署名

アメリカとイギリスによって書式に細かな違いはありますが、書くべき内容は変わりません。それぞれの項目について詳しく見ていきましょう。

レターヘッド

手紙の冒頭であるレターヘッダーには、送り主の情報を記載します。これはビジネスメールにおいて使われるものなので、プライベートでは省略しても構いません。この項目は中央寄せで書くのもポイントです。

【例】


会社ロゴ
ABC Inc.
XYZ Building, 3F
1-2-3, Marunouchi, Chiyoda-ku, Tokyo, 123-4567
TEL:∔81-3-1234-5678 / FAX:∔81-3-1234-5678
URL:https://www.abc.inc
E-mail:mailsample@abc.co.jp

日付

日付の書き方は、アメリカとイギリスによって大きく異なります。月と日の順番はもちろん、左寄せか右寄せかも異なりますので、相手に応じてどちらかに統一させてください。

アメリカ式

1 July, 2020
1/7/20
1/Jul/20

イギリス式

1 July, 2020
1/7/20
1/Jul/20

月を数字ではなく英単語で表記する場合、アルファベット3文字の略称を使うことも可能です。ただし略称ではなくすべてスペルを書いた方がどことなく丁寧な印象を与えるので、ビジネスなどでは出来るだけ単語を略さずに書くのが無難でしょう。

日付の部分は1st、2nd、3rd、4thのように記載しても良いですし、例のように数字だけでも問題ありません。また、クリスマスカードや年末年始カードのように、時期が分かりきっているものに関しては、わざわざ日付を入れる必要はありません。

書き出し

書き出しには、相手の名前を記載するのが基本です。個人に対してはDearを付け、その後で「敬称・名前(ファミリーネーム)・カンマ」の順に書いていきます。最後のカンマはアメリカ式ではセミコロン「:」となりますが、いずれも忘れやすいので注意してください。

  • Dear Mr. Smith, 親愛なるスミスさま
  • Dear Ms. Kelly, 親愛なるケリーさま
  • Dear Dr.Collins: コリンズ先生

女性の名称としては、未婚既婚を問わないMs.をつけるのが一般的です。先生や教授など、先生に対する敬称を詳しく知りたい方は『英文メールを「先生」宛に宛てて書く場合の書き方とは?』も併せてご確認ください。

相手が親しい仲であれば、「Hi,○○(名前)」と始めても問題ありません。また、ビジネスメールなどで送り先の人物が特定できない場合は以下のような表現が便利です。

  • Dear Customer, お客様各位
  • Dear Stockholder, 株主各位
  • Dear Sir or Madam, ご担当者様

本文

続いて、相手に伝えるべき本題を書いていきます。特にビジネスレターの場合には、余分な挨拶などを極力減らし、要件を簡潔にまとめることがポイントです。  

冒頭の挨拶

相手に関らず、冒頭は簡単な挨拶から始めましょう。もし相手が知らない人であれば、ここで簡単な自己紹介をしておくのもおすすめです。

  • How are you?お元気ですか?
  • How have you been? お元気でしたか?
  • It’s been a while. お久しぶりです。
  • I hope you are doing well. お元気のことかと思います。
  • I'm Taro Yamada from ABC company. ABC社の山田太郎と申します。
  • My name is Taro Yamada and I'm working at ABC company. 私の名前は山田太郎で、ABC社で働いています。

時候の挨拶

単調な挨拶ではなく、季節感を盛り込みたい方は、英語の時候の挨拶を覚えておくと便利です。季節という共通の話題を出すことで、より温かみのある手紙にすることができますね。

  • It is getting warmer and warmer. 日に日に暖かくなってきましたね。
  • It is getting colder and colder. 日に日に寒くなってきましたね。
  • It feels like spring has come. どうやら春が来たようです。
  • I guess summer is just around the corner. 夏はすぐそこまで来ているようです。
  • The trees are turning red. 木々が赤くなってきました。
  • I think winter is in the air. 冬の空気を感じます。

お祝いの挨拶

お祝いごとの際には、ぜひ「!」を使って文字を強調させましょう。手書きなら色を塗ったりデコレーションを付けたりするのも素敵ですね。また、「おめでとう」を意味するCongratulationsはonをセットで用いるのがポイントです。

  • Happy Birthday! お誕生日おめでとう!
  • Merry Christmas! メリークリスマス!
  • Happy New Year! あけましておめでとう!
  • Congratulations on your wedding! 結婚おめでとう!
  • Congratulations on your new baby! 出産おめでとう!

謝罪の手紙

ビジネスシーンでは、相手に謝罪する場面も出てくることでしょう。英語で謝罪といえば「I’m sorry」が有名ですが、真剣にお詫びしたい時には「apologize」という単語を使うのがおすすめです。いずれもforを伴って、謝罪する理由を添えることができます。

  • I’m sorry for the delay. 遅くなってごめんなさい。
  • I apologize for the inconvenience. ご迷惑をおかけして申し訳ございません。

お礼の手紙

相手に感謝の気持ちを伝える際も、「Thank you」より「appreciate」という単語を用いると、より深い感謝の意を伝えることができます。ただしappreciateは直後に名詞を伴い、forは不要となりますので注意してください。

  • Thank you for your inquiry. お問い合わせありがとうございます。
  • Thank you very much for the gift. 贈り物ありがとうございます。
  • I appreciate your kindness. ご親切に感謝いたします。

結びのフレーズ

本文の後には、結びのフレーズを一言添えます。使うフレーズによって相手に与える印象も変わってくるので、相手や場面に応じて使い分けましょう。

ビジネス

ビジネスのようにフォーマルな手紙の場合には、Sincerelyという単語を用いるのがおすすめ。「真心をこめて」というニュアンスを持っているので、非常に丁寧な印象を与えます。前後にYours「あなたの」という単語を添えるのも非常にポピュラーなので、ぜひ覚えておきましょう。

  • Sincerely, 真心を込めて
  • Sincerely yours, 真心を込めて

ビジネスメールでの結びのフレーズを詳しく知りたい方は、『英語メールの結び言葉で関係を円滑に!今すぐ使える結びフレーズ』を参照して下さい。

プライベート

カジュアルな手紙の際にはRegardsを使った表現が便利ですが、他にも以下のような表現があります。こちらも最後にコンマを添えることをお忘れなく。

  • Regards, 敬意をこめて
  • Best / Kind/ Warm regards, 敬意をこめて
  • Best wishes, 幸運を祈ります
  • All the best, すべてうまくいきますように
  • Your friend, あなたの友人

他にも、親しい関係の場合にはsee you「またね」、Thanks「ありがとう」など比較的自由に書くことができます。

署名

手書きの場合には、最後に自分の名前を忘れずに記載しましょう。パソコンで書く場合には、結びの句の下にスペースを空けておき、プリントしてから手書きで書くのがおすすめです。

ビジネスレターの場合には、名前はタイプし、署名は手書きというのが基本になります。署名はアルファベットで書いても良いですし、漢字で書いても問題ありません。印鑑代わりになるものですので、普段から書き慣れた書体を選ぶと良いでしょう。

また、ビジネスレターの場合には、手書き署名の下に名前、役職名、部署名などをタイプすることも忘れてはいけません。

アメリカ式とイギリス式の違い

以上の項目を踏まえ、実際に全体としてどのような構図になるのか確認してみましょう。アメリカ式とイギリス式で微妙な違いがありますので、特に左寄せか右寄せかに注目して下さい。

アメリカ式

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July 1, 2020

Dear Mr. Smith:

How have you been? It’s been a while.
It is getting warmer and warmer.

~本文~

Best Regards,

山田太郎
Taro Yamada

イギリス式

会社ロゴ
ABC Inc.
XYZ Building, 3F
1-2-3, Marunouchi, Chiyoda-ku, Tokyo, 123-4567
TEL / FAX::∔81-3-1234-5678
URL:https://www.abc.inc
E-mail:mailsample@abc.co.jp
1 July, 2020

Dear Mr. Smith,

How have you been? It’s been a while.
It is getting warmer and warmer.

~本文~

Best Regards,
山田太郎
Taro Yamada

イギリス式は、日付、結びのフレーズ、署名の3点が右寄りになっていることが分かります。日本の手紙でもこちらのフォーマットが一般的ですので、おそらくイギリス式の方が馴染みやすいという方も多いでしょう。

手紙を出す相手がアメリカ人であればアメリカ式にする必要がありますが、そうでなければ慣れるまでイギリス式で手紙を書くのも一つの手かもしれません。

まとめ

英語で手紙を書くことは何となく難しそうに思えるかもしれませんが、ご紹介したマナーやルールさえ理解すれば、初心者でも簡単に作ることができます。

手紙を出す目的や相手によって書き方を使い分けていくことが重要なので、ぜひこの記事を参考に英語で手紙を書いてみてくださいね。メールやメッセージが当たり前になったいまだからこそ、手紙は相手に喜んでもらえますよ!

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長坂 ヒロ

長坂 ヒロ

▼略歴
WEBライター/翻訳家(英語・ポルトガル語)として活動中。年齢は30代前半。
東京外国語大学外国語学部を卒業後、旅行会社にて海外商品企画や海外添乗業務を担当。学生時代には、大手予備校の英語個別指導講師や答案添削業務を経験。

オーストラリア/ニュージーランドに計1年半在住歴もあり、現在は信州・長野県へ移住。

趣味は海外旅行。渡航経験は約30カ国。年に2~3ヵ月は海外旅行へ。

英語は肩ひじ張って勉強するものではなく、楽しく習得していくもの。英語学習を楽しく継続する方法や、ネイティブが日常的によく使う表現などを発信していきます。

【ブログ】
旅するカモノハシ~「自由ですけどなにか?」~

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