英語での会議案内メールの書き方・返信フレーズ

英語での会議案内メールの書き方・返信フレーズ

ビジネスにおいて会議は欠かせないものですが、ビジネスシーンで英語を使うという人は、いずれ英語で会議案内のメールを作成したり、参加の可否を返信したりする機会も出てくることでしょう。会議案内を作成する際は、とにかく丁寧かつ誠実に情報をまとめることが、逆に会議案内を受信した際には、迅速に返信することがポイントとなってきます。

初めのうちは難しく感じるかもしれませんが、ビジネスメールと同じように決まりきったパターンがあるので、しっかり形を覚えてしまえば決して難しいものではありません。この記事ではすぐに実践で使える便利な例文をご紹介しますので、ぜひ参考にして下さい。

英語メールで会議を案内する

メールでミーティングを設定するメリットとは？

会議の予定をメールで案内するのには、沢山のメリットがあります。
[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”#ccc” bgcolor=”#ffffff” borderwidth=”2″ borderradius=”2″ titleweight=”bold”]

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など、スケジュールや出席管理の面でのメリットがとても大きいのです。

それ以外にも、関係者全員に一度に送信することができるので、連絡などの手間を圧縮できてスムーズであることもメリットと言えるでしょう。

英語での会議を案内するときは定番のフレーズを覚えておくと便利です。ポイントごとに確認していきましょう。

会議案内メール例文

[st-mybox title=”本文例” fontawesome=”fa-check-circle” color=”#757575″ bordercolor=”#BDBDBD” bgcolor=”#ffffff” borderwidth=”2″ borderradius=”5″ titleweight=”bold”]
Subject：Meeting Request regarding Project A system

Dear All,

I am writing to set up a meeting regarding Project A system.

The main purpose of this meeting is to discuss details of Project A system.
The agenda for the meeting follows:

1. Confirmation of objectives of the system.
2. Presentation / confirmation about upcoming new features.
3. Request for new features.

The meeting will be held at ABC Conference Center.
Could you please let me know your availability at the following dates/times by Friday 14?

17th Mon 13:00-14:00
18th Tue 13:00-14:00
19th Wed 13:00-14:00

Best regards,

Taro Yamada
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[st-mybox title=”日本語訳” fontawesome=”fa-file-text-o” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#fafafa” borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=”” myclass=”st-mybox-class” margin=”25px 0 25px 0″]
件名：プロジェクトAシステムに関する会議のご案内

皆様へ

プロジェクトAシステムに関する会議を開催したいと思います。

この会議の主な目的は、プロジェクトAシステムの詳細を協議することです。
会議のアジェンダは以下の通りです。

1. 本システムの目的の確認
2. 追加予定の新機能の詳細説明と確認
3. 追加要望のヒアリング

会議はABCカンファレンスセンターで行われます。
下記日時での参加可否を、14日（金）までにお知らせいただけますでしょうか？

17日（月）13:00-14:00
18日（火）13:00-14:00
19日（水）13:00-14:00

敬具

山田太郎
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件名の書き方

件名は簡潔で分かりやすいことを意識し、相手が一目で内容を理解できるようにすることが大切です。文章で書くのではなく、単語を中心に並べるようにしましょう。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]Meeting Request regarding ～
～に関する会議のご案内
[/st-mybox]

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]Request for Appointment
アポイントメントのお願い
[/st-mybox]

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]Inquiry about Invoice
請求書に関する問い合わせ
[/st-mybox]

書き出し文

冒頭にはDear「親愛なる」、Mr./Ms.「～様」などの敬称を付けたうえで、宛先を明記します。不特定多数に送る場合にはTo whom it may concern「関係者各位」としても良いでしょう。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]This email is to inform you that～
～についてお知らせします。
[/st-mybox]

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]I am writing about～
～についてメールをしております。
[/st-mybox]

メールの本題を伝える表現としては以上のようなものが挙げられます。もっと詳しく知りたい方は『英語メールの「書き出し」ルールとマナー | すぐ使えるフレーズ集』（https://english-for-japanese.net/188/）も併せてチェックしてください。

日時・場所を伝える

会議を開くという表現には、「hold a meeting」がよく使われます。
holdを「have」「set up」「arrange」などに変えても同様の意味となります。
「schedule（～を予定する）」の単語を使って以下のように書くこともできます。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]The meeting has been scheduled for Tuesday, March 20.
3月20日火曜日に会議を予定しています。
[/st-mybox]

また、「We have scheduled the meeting on～」でも同様の意味になります。
日付は「Tuesday, the 20th of March」とするのが正式ですが、「Tuesday, March 20」という形でもEメールなら問題ありません。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]We have scheduled the meeting on Tuesday, March 20 at 11 a.m. in the conference room at our company.
3月20日火曜日の午前11時より、弊社の会議室で会議を行います。
[/st-mybox]

日程の候補日から選んでもらう場合

複数の日程から選んでもらう際には、以下の文章に当てはめてみましょう。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]Please let me know your availability at the following dates and times.
以下の日付・時間から、出席可能なものをお知らせください。

・21st Mon 9:00-10:00
・22nd Tue 10:00-11:00
・23rd Wed 11:00-12:00
[/st-mybox]

「出席可能かどうか」というニュアンスは、availability「可用性」という便利な単語一つで表すことができます。さらに期限を設けたい場合には、文末にbyを付けて日付を明記すれば良いでしょう。

グループウェアで予定を設定

近年はグループウェアを活用してスケジュールを組む方も多いことでしょう。その際には、下記の例文に当てはめれば簡単にメールを作成することができます。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]I’ve set up a meeting for next Wednesday afternoon as it seems everyone is available.
皆さん都合が良さそうなので、次の水曜日の午後に会議をセッティングしました。
[/st-mybox]

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]Please let me know if it’s not convenient for any of you.
ご都合悪い方がいましたら、お知らせください。
[/st-mybox]

議題を伝える

議題は「agenda」です。会議の内容は箇条書きにすると伝わりやすくなります。
例えば、以下の3つの議題について会議をする際の表現を見てみましょう

[st-mybox title=”本文例” fontawesome=”fa-check-circle” color=”#757575″ bordercolor=”#BDBDBD” bgcolor=”#ffffff” borderwidth=”2″ borderradius=”5″ titleweight=”bold”]
Agenda:
Sales figure report from each department
About new product
New assignment
[/st-mybox]

[st-mybox title=”日本語訳” fontawesome=”fa-file-text-o” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#fafafa” borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=”” myclass=”st-mybox-class” margin=”25px 0 25px 0″]
議題：
各部門からの営業報告
新しい商品について
新たな課題
[/st-mybox]

注意事項を伝える

時間厳守、全員参加などの注意事項を伝える際に使えるフレーズも確認しておきましょう。

時間厳守と伝える

時間を守るように伝える場合は、次のフレーズを使いましょう。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]Please be punctual.
Please be on time.
[/st-mybox]

「punctual（時間に正確な）」「be on time（時間に間に合う）」を使うことで、それぞれ「時間厳守でお願いいたします」という意味になります。

全員出席と伝える

参加者全員出席を促したい場合は、以下のように伝えます。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]Attendance for this meeting is mandatory.
会議への出席は義務です。
[/st-mybox]

「Attend（出席する）」の名詞形、「attendance（出席）」を使った表現です。「mandatory（義務的な、強制の）」を使うと、参加を要請するニュアンスを伝えられます。

とはいえ、相手がどうしても参加できない場合もあります。そのときは、「緊急の要件がない限りは」と最後に加えると良いでしょう。次のような表現になります。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]All members, attendance for this meeting is mandatory as long as no other urgent matters occur.
緊急の案件が入らない限りは、全員出席でお願いします。
[/st-mybox]

メールでの回答を求める

欠席連絡を促す際は「be absent（欠席する）」の名詞形「absence（欠席）」を使い、以下のように表現します。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]Please contact me with reason for your absence by March 3.
欠席の場合は3月3日までに、理由とともに私まで連絡してください。
[/st-mybox]

会議の候補日をいくつか提示したら、以下の文章で参加者に返信を促すことができます。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]I would appreciate your reply about availability by 15th.
15日までに参加可能な日をお知らせください。
[/st-mybox]

電話会議・Web会議の案内

続いては、近年一般的になってきた電話会議やWeb会議に使うことのできる英文メールのフレーズをご紹介します。

電話会議の案内

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]Please join the call on 0123-45-6789 at 9:00.
9時になったら0123-45-6789に電話してくてください。
[/st-mybox]

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]Please connect to 0123-45-6789 by 9:00.
9時までに0123-45-6789に接続してください。
[/st-mybox]

Web会議の案内

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]Please access ～（URL） at 9:00.
9時に～（URL）へアクセスしてください。
[/st-mybox]

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]Please log in to Skype at 9:00.
9時にSkypeにログインをしてください。
[/st-mybox]

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]Please let me know your ID in advance.
事前にIDを教えてください。
[/st-mybox]

「事前に」は英語でin advanceと表現します。同様にBeforehand「前もって」という単語もビジネスシーンでは非常に便利ですので、覚えておくと良いでしょう。

会議の予定をキャンセル・延期する場合

万が一、何かしらの都合で会議の予定をキャンセルまたは延期しなくてはならない場合には、以下の文章で参加者にその旨を通知することができます。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]The meeting has been rescheduled for 25th due to some unexpected reasons.
不測の事態により、会議は25日にリスケジュールされました
[/st-mybox]

開催日時の代替案が決まっている場合にはbe rescheduled for～「～にリスケジュールされる」という英語を用いると便利です。同様にput off、postponedといった「延期された」という意味の表現を使っても良いでしょう。

もし具体的な開催日程が未定で、取り急ぎ延期やキャンセルの旨を伝える際にも、同様にrescheduleという動詞を使うことができます。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]I will get in touch with you to reschedule the meeting at a later date.
また後日、日程を改めて連絡します
[/st-mybox]

その他の表現

その他には、下記のような表現を覚えておくと、会議の際には役立ちます。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]Is there anyone else who should join the meeting?
他に誰か参加させたいメンバーはいますか？
[/st-mybox]

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]Is there any topic you would like to add to the agenda?
アジェンダに追加したい議題はありますか？
[/st-mybox]

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]Please let me know if there are any points to change.
変更すべき点があれば教えて下さい。
[/st-mybox]

会議案内への返答

ここまで会議案内を作成する立場から英文をご紹介してきましたが、ここからは逆に会議案内のメールを受け取ったという想定で、便利な英語のフレーズをご紹介します。返事の内容に応じて、下記の文章を参考にして下さい。

【参加する】

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]I will be attending the meeting.
会議に出席致します。
[/st-mybox]

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]I am writing you to confirm my attendance to the meeting.
会議に出席致します。
[/st-mybox]

【候補日の提示に限定して返答する】

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]I am available on 21st only.
21日のみ、参加可能です
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【日時と場所を再確認する】

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]I will be attending the meeting at 3 pm on January 23rd.
1月23日の午後3時からの会議に出席致します
[/st-mybox]

※日時を改めて表記することで、日時を念押しすることができます。

【日時や場所の変更を依頼する】

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]Would it be possible to change this date to 26th?
26日に変更して頂くことは可能ですか？
[/st-mybox]

【欠席する】

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]Unfortunately, I will be absent from the meeting.
残念ながら、会議には欠席いたします
[/st-mybox]

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]I am unable to attend the meeting due to the prior appointment.
先約のため、会議に出席することはできません
[/st-mybox]

【遅刻する】

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]Please be informed that I’ll be late for the meeting
会議には遅刻いたします。
[/st-mybox]

リマインダーの送信

重要な会議であれば、会議の1～2日前に念のためリマインダーを送信すると安心です。「リマインダー」はそのままreminderという英単語を用いることができます。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]I just wanted to send a reminder that there will be a meeting tomorrow at 10:00 am.
明日朝10時から会議がありますので、リマインダーをお送りします。
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英語での会議案内メールは誠実さが大事！

会議案内のメールに使うことのできる表現をご紹介してきましたが、これらの表現を自分なりに組み合わせさえすれば、いとも簡単に会議案内のメールを英語で作成することができます。会議案内は丁寧に伝えることが大切ですので、できるだけ誠実な表現を心がけ、相手に読みやすい文体を心がけましょう。円滑なコミュニケーションのために〆の言葉も付けておくのも効果的です。

会議案内のメールを受け取った際には、素早く誠実な対応をするのが信頼のもと。ビジネスの基本ではありますが、迅速な返信ができるよう、ぜひ記事中の便利な表現を活用してみてくださいね！