英語の電話対応のポイントと例文｜もう外国人からの電話も大丈夫！

電話は相手の表情が見えず、声も対面のときより聞き取りにくいという点が、苦手意識の背景にあります。
しかし、外国人からの電話を受けたときに、「英語の電話は苦手なので」と黙って受話器を置いたり、無言のままほかの人につないだりしてしまうと、自分だけでなく会社の評判まで悪くなってしまいます。今回は、英語の電話に対応するときのポイントと、シチュエーション別にすぐに使えるフレーズをご紹介します。

英語で電話に出るとき

では、実際に電話応対に使えるフレーズを見てみましょう。ここでは電話を受けたケースを想定してご紹介していきます。

電話に出る

まずは、挨拶して名乗ります。英語では、「Hello」や「Good morning/afternoon.」が、日本語でいう「もしもし」や「お電話ありがとうございます」の代わりになります。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]Hello, this is ○○ corporation. Tanaka speaking.
お電話ありがとうございます。こちら○○株式会社の田中です

Hello, this is sales department. Tanaka speaking.
お電話ありがとうございます。営業部の田中です
[/st-mybox]

次に、相手の社名と氏名を確認しましょう。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]May I have your name, please？
どちらさまでしょうか

Can I have your company name, please？
御社名も伺ってよろしいでしょうか

Could you repeat your name, please？
お名前をもう一度伺えますでしょうか
[/st-mybox]

自分が主語となるお願いには「May I～（～してもよろしいでしょうか）」を、相手に行動をお願いする場合は「Could you～？ （～していただけないでしょうか）」を使うことを覚えておくと良いでしょう。

英語が話せるかどうかを伝える

電話の場合、相手は最初に断りが入らない限り、英語が話せると思ってどんどん話を進めていきます。後になって、「何もわかりませんでした」とならないよう、最初に英語が得意でない人はその旨を伝えましょう。以下のようなフレーズが使えます。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]My English isn’t very good. / I’m not good at English.
英語があまり得意ではありません

I’ll get someone who speaks English.
英語を話せる人に代わります
[/st-mybox]

用件を確認する

まず用件を聞く

相手の目的を聞くには、以下のフレーズが使えます。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]How can I help you？
ご用件は何でしょうか
[/st-mybox]

続いて、誰宛てのお電話かを次のフレーズを使って確認します。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]Who would you like to speak to？
誰にご用でしょうか
[/st-mybox]

自分宛てのとき

自分にかかってきたときは、以下のフレーズで応対します。自分宛てで、保留になっていた電話に出た場合も使えます。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]○○ is speaking.
○○は私でございます
[/st-mybox]

担当者がいるとき

相手が希望する担当者が社内にいる場合は取り次ぎを申し出ます。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]I’ll put you through to Mr/Ms ○○.
ただいま○○におつなぎします

I’ll put you through to the person in charge.
ただいま担当者におつなぎします
[/st-mybox]

電話を保留する際は以下のフレーズがよく使われます。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]Just a moment, please.
Could you hold on a moment/second？
少々お待ちいただけますか
[/st-mybox]

担当者が不在のとき

担当者が不在の場合はその旨を伝えることはもちろん、その後のフォローを入れる必要があります。確認事項は伝言を残すかどうか、折り返しが必要かどうかの2つです。

まずは担当者が不在であることを伝えましょう。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]
I’m sorry. He/She is not available right now.
申し訳ございません。○○は、ただいま電話に出られません
[/st-mybox]

他にも不在の理由には「in a meeting（ミーティング中）」や「on another line（別の電話に出ている）」、「out of the office（外出中）」、「on a business trip（出張中）」というフレーズが使えます。

伝言を承ったり、折り返しの電話を申し出たりする場合は以下のフレーズを使いましょう。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]Would you like to leave a message？
ご伝言を承りましょうか

Can I ask him/her to call you back when he/she is back？
戻りましたら、折り返しお電話いたしましょうか

He/She will be back around 3 p.m. Could you call again at that time?
彼/彼女は午後3時頃に戻ります。またその時にかけなおしていただけますか？
[/st-mybox]

電話の最後には、「電話があったことを担当者に伝えておく」と添えると相手も安心です。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]I’ll tell him/her you called.
お電話いただいたことを申し伝えておきます
[/st-mybox]

担当が退職している場合

万が一担当者がすでに退職している場合には、以下のように対応します。I’m afraidの代わりにI’m sorryを使っても問題ありません。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]I’m afraid Mr. Yamada no longer works here.
恐れ入りますが、山田はもうここでは働いていません
[/st-mybox]

電話を切るとき

最後に、電話をしてくれたことに対する感謝の言葉を一言添えます。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]Thank you for calling
お電話ありがとうございました

Is there anything else I can help?
他に何かご用件はございますか？

Have a nice day.
よい一日を

Bye
失礼します
[/st-mybox]

わからないときは聞き返す

電話口でのコミュニケーションは、相手の表情を見ながら会話を進められません。誤解を生まないために、曖昧な返事はしないようにしましょう。相手に会話の内容を聞き返すときは、以下のフレーズを使えます。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]Could you say that again？
もう一度お願いします

Could you speak more slowly, please？
もっとゆっくりお話しいただけますか
[/st-mybox]

聞き返す際は「Pardon？／Excuse me？」も伝わりますが、「Could you～？」を使うと、より丁寧な印象を与えられます。

英語で電話をかけるとき

続いて、電話をかける側の表現を確認しましょう。営業のアポイントメントや、ホテル・レストランなどを予約する際に使えるフレーズをご紹介します。

営業のアポイントメントを取るとき

まず、電話に出るときと同様に「Hello.」と挨拶し、自分の名前を告げます。「This is～」や「My name is～」を使って名乗り、続けて「from（社名）」や「from（部署名）of（社名）」を付け加えて自分の所属を伝えます。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]Hello. This is Tanaka from sales department of ○○ corporation.
もしもし、○○株式会社営業部のタナカと申します
[/st-mybox]

続いて、以下のように本題を切り出しましょう。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]I’d like to introduce you about our new product.
新商品についてご紹介したく、ご連絡いたしました

Would you spare me a bit of your time？
少しお時間よろしいでしょうか
[/st-mybox]

英語では、結論を明確にして述べることが重視されます。そのため、まずは電話の目的をはっきり伝えましょう。アポイントメントを取るために使えるフレーズをご紹介します。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]I’d like to make an appointment with you for the meeting of ○○.
○○の件で御社にご説明伺いたく存じます
When are you available？
What time would you prefer？
いつがよろしいでしょうか
[/st-mybox]

「What time would you prefer？」は、いくつかの候補日から、いつが良いのか尋ねる際に有用です。この問いに対して、希望の日時を伝える場合は下記のフレーズを使うと良いでしょう。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]I’m available on this Friday afternoon and next Monday morning.
今週の金曜日の午後と来週の月曜日の午前が空いています

How about 2 p.m. if that is convenient for you？
もしご都合がよろしければ午後2時はいかがでしょうか
[/st-mybox]

電話の最後には、以下のように復唱し、認識にズレがないか確認しましょう。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]Yes. I will visit your company at 3 p.m. on next Monday.
それでは、来週の月曜日の午後3時に御社に伺わせていただきます
[/st-mybox]

電話の後に確認のメールをする

慣れない英語かつ電話での会話、というシチュエーションでは、認識に齟齬が生まれる可能性が、対面のときよりも高くなります。トラブルを避けるためにも、電話を切った後はお互いの認識に相違がないか、メールで確認しましょう。

ホテルに予約するとき

次に、出張の際にホテルに電話予約するときのフレーズを見ていきましょう。
まずは、電話口の相手に宿泊する日時を伝えます。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]Do you have any available rooms for 9th February？ I’m looking for a single room.
2月9日なのですが、部屋に空きはありますか。シングルを一部屋お願いしたいのですが

Could you tell me your check-in time？
何時からチェックインできますか
[/st-mybox]

禁煙・喫煙の部屋を希望する場合は以下のように付け加えます。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]Do you have any non-smoking/smoking rooms available？
禁煙／喫煙の部屋が良いのですが
[/st-mybox]

また、インターネット環境について確認したい場合は次のように聞いてください。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]Do you have Internet in the room？
Is there Wi-Fi in the room？
部屋でインターネットは使えますか
[/st-mybox]

レストランの予約をするとき

最後に、取引先と会食をするときにレストランを予約する際のフレーズをご紹介します。会食の予約では、日時の確定はもちろん、会食にふさわしい部屋を確保することも大切です。希望の席と料理のコースについて、希望を明確に伝えられるようにしましょう。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]I’d like to make a reservation at seven o’clock on next Friday for four in the non-smoking area.
来週の夜7時に4名で禁煙席の予約をお願いしたいのですが

Do you have any private rooms available？
空いている個室はありますか

If possible, I’d like a quiet room/table, please.
できれば、静かな部屋が良いのですが
[/st-mybox]

このほかにも、席の希望を伝える場合には「I’d like a table/room」に続けて「with a （nice） view（眺めの良い）」や「by window（窓際）」「with an ocean view（海の見える）」と付け替えられます。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]I’d like to reserve the course dishes.
コース料理の予約をお願いしたいのですが
[/st-mybox]

代表的なコース料理は、「the vegetarian course dishes（ベジタリアンコース）」や「the halal course dishes（ハラールコース）などがあります。日本の伝統的な会席料理は「the traditional multiple course dishes」と表します。相手の好みやお店の看板料理を押さえて適したコースを注文しましょう。

留守番電話

休業日や相手が電話に出れない場合などには、自動的に留守番電話に転送されることも考えられます。急に留守番電話になって焦ることのないよう、しっかりと手順を覚えておきましょう。

留守番電話メッセージ

もし留守番電話に接続された場合には、以下のような応答メッセージが流れます。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]Unfortunately I am unable to take your call at the moment.
ただいま、電話に出れません

I am currently on the phone right now.
ただいま別の電話に出ております

Please leave me a message at the tone.
発信音の後にメッセージを残してください
[/st-mybox]

留守番電話にメッセージを残す場合

留守番電話のメッセージでは、まず最初に名前と用件を簡潔に述べ、最後にどう対応してほしいかを述べます。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]Hello, this is Yamada from ABC company.I’m calling you regarding ~.
こんにちは、ABC社の山田です。～の件でお電話しました

I’ll call again later.
またかけ直します

Could you please call me back?
折り返しお電話いただけますか？
[/st-mybox]

その他電話応対で使えるフレーズ

最後に、電話の様々なシーンで使うことのできるフレーズをご紹介します。万が一の時に備え、ぜひ幅広い表現を身に付けておきましょう。

電話が聞き取りづらいとき

何かしらの原因で相手の声が聞き取りづらい時には、以下のような表現が便利です。冒頭にI’m afraidやI’m sorryを付け足すと丁寧な印象になります。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]Sorry, I couldn’t get what you said.
ごめんなさい、聞き取れませんでした

Could you repeat that again, please?
もう一度繰り返していただけますか？

I can’t hear you clearly because of the noise.
雑音でよく聞こえません。
[/st-mybox]

電話が途中で切れてしまったとき

万が一途中で電話が切れてしまったら、次に電話した際の冒頭にその旨を伝えると良いでしょう。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]We got disconnected.
電話が切れてしまいました

We got cut off.
電話が切れてしまいました
[/st-mybox]

間違い電話を受けた、かけたとき

もし間違い電話を受けた時、自分が間違い電話をかけてしまったときには、以下のようなフレーズで対応します。

[st-mybox title=”” fontawesome=”” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#FFFDE7″ borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=””]Could you check the number again, please?
また番号を確認してもらえますか？

I’m sorry I got the wrong number.
すみません、番号を間違えました
[/st-mybox]

英語での電話応対はパターン化して練習あるのみ！

英語での電話応対は、日常会話と異なり、決まったフレーズがやり取りの多数を占めています。電話口でスムーズに英語を話せるようになるには、電話に出るとき、かけるときのシチュエーションを想定し、パターン化して練習しておくことが大切です。さまざまな要件に対応しながら場数を重ねていくことで、英語での電話応対をマスターしましょう。