英語の電話対応のポイントと例文|もう外国人からの電話も大丈夫!

英語はある程度できるが、電話だけはどうしても苦手という人がいます。電話は相手の表情が見えず、声も対面のときより聞き取りにくいという点が、苦手意識の背景にあります。しかし、外国人からの電話を受けたときに、「英語の電話は苦手なので」と黙って受話器を置いたり、無言のままほかの人につないだりしてしまうと、自分だけでなく会社の評判まで悪くなってしまいます。この際、苦手意識を払しょくすべく、電話の英語のポイントをしっかりマスターしておきましょう。
今回は、英語の電話に対応するときのポイントと、シチュエーション別にすぐに使えるフレーズをご紹介します。

英語で電話応対するときのポイント

電話口で英語を使う際には、どのようなことに気をつければ良いのでしょうか。英語の電話でコミュニケーションを取る際のポイントをお伝えします。

英語が話せるかどうかを伝える

電話の場合、相手は最初に断りが入らない限り、英語が話せると思ってどんどん話を進めていきます。後になって、「何もわかりませんでした」とならないよう、最初に英語が得意でない人はその旨を伝えましょう。以下のようなフレーズが使えます。

My English isn’t very good. / I’m not good at English.
(英語があまり得意ではありません)

I’ll get someone who speaks English.
(英語を話せる人に代わります)

わからないときは聞き返す

電話口でのコミュニケーションは、相手の表情を見ながら会話を進められません。誤解を生まないために、曖昧な返事はしないようにしましょう。相手に会話の内容を聞き返すときは、以下のフレーズを使えます。

Could you say that again?
(もう一度お願いします)
Could you speak more slowly, please?
(もっとゆっくりお話しいただけますか)

聞き返す際は「Pardon?/Excuse me?」も伝わりますが、「Could you~?」を使うと、より丁寧な印象を与えられます。

電話の後に確認のメールをする

慣れない英語かつ電話での会話、というシチュエーションでは、認識に齟齬が生まれる可能性が、対面のときよりも高くなります。トラブルを避けるためにも、電話を切った後はお互いの認識に相違がないか、メールで確認しましょう。

英語で電話に出るとき

では、実際に電話応対に使えるフレーズを見てみましょう。ここでは電話を受けたケースを想定してご紹介していきます。

電話に出る

まずは、挨拶して名乗ります。英語では、「Hello」や「Good morning/afternoon.」が、日本語でいう「もしもし」や「お電話ありがとうございます」の代わりになります。

Hello, this is ○○ corporation. Tanaka speaking.
(お電話ありがとうございます。こちら○○株式会社の田中です)

Hello, this is sales department. Tanaka speaking.
(お電話ありがとうございます。営業部の田中です)

次に、相手の社名と氏名を確認しましょう。
May I have your name, please?
(どちらさまでしょうか)

Can I have your company name, please?
(御社名も伺ってよろしいでしょうか)

Could you repeat your name, please?
(お名前をもう一度伺えますでしょうか)

自分が主語となるお願いには「May I〜?( 〜してもよろしいでしょうか)」を、相手に行動をお願いする場合は「Could you〜? (〜していただけないでしょうか)」を使うことを覚えておくと良いでしょう。

用件を確認する

まず用件を聞く

相手の目的を聞くには、以下のフレーズが使えます。
How can I help you?
(ご用件は何でしょうか)

続いて、誰宛てのお電話かを次のフレーズを使って確認します。
Who would you like to speak to?
(誰にご用でしょうか)

自分宛てのとき

自分にかかってきたときは、以下のフレーズで応対します。自分宛てで、保留になっていた電話に出た場合も使えます。

○○ is speaking.
(○○は私でございます)

担当者がいるとき

相手が希望する担当者が社内にいる場合は取り次ぎを申し出ます。

I’ll put you through to Mr/Ms ○○.
(ただいま○○におつなぎします)

I’ll put you through to the person in charge.
(ただいま担当者におつなぎします)

電話を保留する際は以下のフレーズがよく使われます。

Just a moment, please.
Could you hold on a moment/second?

(少々お待ちいただけますか)

担当者が不在のとき

担当者が不在の場合はその旨を伝えることはもちろん、その後のフォローを入れる必要があります。確認事項は伝言を残すかどうか、折り返しが必要かどうかの2つです。

まずは担当者が不在であることを伝えましょう。

I’m sorry. He/She is not available right now.
(申し訳ございません。○○は、ただいま電話に出られません)

他にも不在の理由には「in a meeting(ミーティング中)」や「on another line(別の電話に出ている)」、「out of the office(外出中)」、「on a business trip(出張中)」というフレーズが使えます。

伝言を承ったり、折り返しの電話を申し出たりする場合は以下のフレーズを使いましょう。

Would you like to leave a message?
(ご伝言を承りましょうか)

Can I ask him/her to call you back when he/she is back?
(戻りましたら、折り返しお電話いたしましょうか)

電話の最後には、「電話があったことを担当者に伝えておく」と添えると相手も安心です。

I’ll tell him/her you called.
(お電話いただいたことを申し伝えておきます)

【シーン別】英語で電話をかける際に使えるフレーズ

続いて、電話をかける側の表現を確認しましょう。営業のアポイントメントや、ホテル・レストランなどを予約する際に使えるフレーズをご紹介します。

営業のアポイントメントを取るとき

まず、電話に出るときと同様に「Hello.」と挨拶し、自分の名前を告げます。「This is~」や「My name is~」を使って名乗り、続けて「from(社名)」や「from(部署名)of(社名)」を付け加えて自分の所属を伝えます。

Hello. This is Tanaka from sales department of ○○ corporation.
(もしもし、○○株式会社営業部のタナカと申します)

続いて、以下のように本題を切り出しましょう。

I’d like to introduce you about our new product.
(新商品についてご紹介したく、ご連絡いたしました)

Would you spare me a bit of your time?
(少しお時間よろしいでしょうか)

英語では、結論を明確にして述べることが重視されます。そのため、まずは電話の目的をはっきり伝えましょう。アポイントメントを取るために使えるフレーズをご紹介します。

I’d like to make an appointment with you for the meeting of ○○.
(○○の件で御社にご説明伺いたく存じます)

When are you available?
What time would you prefer?

(いつがよろしいでしょうか)

「What time would you prefer?」は、いくつかの候補日から、いつが良いのか尋ねる際に有用です。この問いに対して、希望の日時を伝える場合は下記のフレーズを使うと良いでしょう。

I’m available on this Friday afternoon and next Monday morning.
(今週の金曜日の午後と来週の月曜日の午前が空いています)
How about 2 p.m. if that is convenient for you?
(もしご都合がよろしければ午後2時はいかがでしょうか)

電話の最後には、以下のように復唱し、認識にズレがないか確認しましょう。

Yes. I will visit your company at 3 p.m. on next Monday.
(それでは、来週の月曜日の午後3時に御社に伺わせていただきます)

ホテルに予約するとき

次に、出張の際にホテルに電話予約するときのフレーズを見ていきましょう。
まずは、電話口の相手に宿泊する日時を伝えます。

Do you have any available rooms for 9th February? I’m looking for a single room.
(2月9日なのですが、部屋に空きはありますか。シングルを一部屋お願いしたいのですが)

Could you tell me your check-in time?
(何時からチェックインできますか)

禁煙・喫煙の部屋を希望する場合は以下のように付け加えます。

Do you have any non-smoking/smoking rooms available?
(禁煙/喫煙の部屋が良いのですが)

また、インターネット環境について確認したい場合は次のように聞いてください。

Do you have Internet in the room?
Is there Wi-Fi in the room?

(部屋でインターネットは使えますか)

レストランの予約をするとき

最後に、取引先と会食をするときにレストランを予約する際のフレーズをご紹介します。会食の予約では、日時の確定はもちろん、会食にふさわしい部屋を確保することも大切です。希望の席と料理のコースについて、希望を明確に伝えられるようにしましょう。

I’d like to make a reservation at seven o’clock on next Friday for four in the non-smoking area.
(来週の夜7時に4名で禁煙席の予約をお願いしたいのですが)

Do you have any private rooms available?
(空いている個室はありますか)

If possible, I’d like a quiet room/table, please.
(できれば、静かな部屋が良いのですが)

このほかにも、席の希望を伝える場合には「I’d like a table/room」に続けて「with a (nice) view(眺めの良い)」や「by window(窓際)」「with an ocean view(海の見える)」と付け替えられます。

I’d like to reserve the course dishes.
(コース料理の予約をお願いしたいのですが)

代表的なコース料理は、「the vegetarian course dishes(ベジタリアンコース)」や「the halal course dishes(ハラールコース)などがあります。日本の伝統的な会席料理は「the traditional multiple course dishes」と表します。相手の好みやお店の看板料理を押さえて適したコースを注文しましょう。

英語での電話応対はパターン化して練習あるのみ!

英語での電話応対は、日常会話と異なり、決まったフレーズがやり取りの多数を占めています。電話口でスムーズに英語を話せるようになるには、電話に出るとき、かけるときのシチュエーションを想定し、パターン化して練習しておくことが大切です。さまざまな要件に対応しながら場数を重ねていくことで、英語での電話応対をマスターしましょう。

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